Papierdokumente erfassen, verteilen, abheften & archivieren sind in vielen Unternehmen auch heute noch feste Bestandteile im Unternehmensalltag vieler Mitarbeiter. Das Finden von Dokumenten kann unglaubliche Ressourcen beanspruchen.
Dokumenten Management Systeme, kurz DMS, greifen genau dieses Problem auf und heben das Arbeiten mit Dokumenten im Rahmen der digitalen Transformation eines Unternehmens auf eine andere Ebene.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten, z.B. durch Scannen im Posteingang, liegen diese zentral in einem System vor. Sobald dieser Schritt erfolgt ist spielt ein DMS seine Vorteile aus. Manuelle Datenübernahmen können minimiert oder sogar völlig abgestellt werden, Dokumente können über intelligente Workflows unmittelbar an die richtigen Mitarbeiter verteilt werden. Das Abheften und eine weitere Archivierung entfällt. Eine einfache Suche führt den Mitarbeiter schnell ans Ziel, egal wo sich dieser gerade befindet.
