Welche Funktionen bietet ein DMS?

• Archivierung:

  Was früher im Keller landete oder zumindest im Archivschrank, wird mit einem DMS revisionssicher auf dem Server oder in der Cloud archiviert. Durch ein intelligentes Document Lifecycle Management bleibt das Archiv schlank, denn es wird dort nichts über die gesetzliche Frist hinaus aufgehoben.

• Erfassung:

  Jedes eintreffende Dokument wird eingescannt und mit Schlagworten versehen. Das DMS kann dabei als Schnittstelle zu bereits existierenden Lösungen dienen und bestehende Anwendungen und Fachverfahren wie eine Zentrale miteinander verknüpfen.

• Sortierung:

  Die digitalen Dokumente, das können auch E-Mails sein, werden in virtuellen (Projekt-)Ordnern zusammengefasst. Falls projektübergreifend gearbeitet wird, kann jedes Dokument gleichzeitig in verschiedenen Ordnern stehen, ohne dass es dabei zu Duplikaten kommt.

• Verfügbarkeit:

  Ein DMS sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das Dokument zugreifen kann, entweder mittels Webbrowser oder App, natürlich unter Beibehaltung der Sicherheitsanforderungen und des Datenschutzes. Das ist die Grundlage für mobiles Arbeiten im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

• Weitergabe:

  Erst durch ein funktionierendes digitales DMS kann auch der Arbeitsprozess effizienter werden. Ein DMS hat also auch die Aufgabe, Workflows sicherzustellen. Wichtig dabei ist die Versionierung von Dokumenten, damit Änderungen nachvollziehbar sind und nicht zu einem Durcheinander unterschiedlicher Arbeitsversionen führen.