Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement bezeichnet die softwaregestützte Verwaltung von Dokumenten und Informationen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, Dokumente strukturiert zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren – unabhängig davon, ob sie als Papierbeleg, E-Mail, PDF oder CAD-Datei vorliegen.

Was macht ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übernimmt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Archivierung. Dokumente werden beim Eingang automatisch erkannt, mit Metadaten versehen und dem richtigen Workflow zugewiesen. Mitarbeiter finden jedes Dokument per Volltextsuche in Sekunden – ohne langes Suchen in Ordnern oder Mailpostfächern.

Kernfunktionen im Überblick

Zu den wichtigsten Funktionen eines modernen DMS zählen die automatisierte Dokumentenerfassung (OCR), die revisionssichere Archivierung nach GoBD, rollenbasierte Zugriffsrechte, konfigurierbare Freigabe-Workflows sowie die nahtlose Integration in bestehende Systeme wie ERP, DATEV oder CRM.

Dokumentenmanagement vs. ECM

Während ein DMS primär auf die Verwaltung strukturierter Dokumente ausgerichtet ist, umfasst Enterprise Content Management (ECM) zusätzlich unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Webinhalte und Prozessdaten. Moderne Systeme wie Amagno vereinen beide Welten in einer einzigen Plattform.

Mehrwert für den Mittelstand

Unternehmen mit 20 bis 300 Mitarbeitern profitieren besonders: Digitale Geschäftsprozesse ersetzen manuelle Abläufe, Suchzeiten sinken um bis zu 80 Prozent und Fristversäumnisse gehören der Vergangenheit an. workcentrix richtet das DMS individuell auf Ihre Prozesse ein – inklusive eigens entwickelter Schnittstellen zu Ihren Bestandssystemen.