In einem Dokumenten Management System oder einer ECM-Lösung enthält eine Akte alle einem bestimmten Ordnungsbegriff zugewiesenen Unterlagen. Der Ordnungsbegriff kann hierbei frei gewählt werden, z.B. nach bestimmten Meta-Daten wie Kundennummer, Auftragsnummer, Aktenzeichen oder Projekt.
Um Mitarbeitern den Umstieg von den bekannten Papierakten einfach zu machen, werden digitale Akten in vielen DMS-Lösungen visuell abgebildet. So z.B. als hierarchische Ordnerstrukturen mit Unterregistern und den dazugehörenden Dokumentarten. Dabei sind die digitalen Akten jedoch nur Visualisierungen von Informationen und Zusammenhängen. Denn der Mehrwert einer digitalen Lösung liegt gerade in der dynamischen Verbindung mit anderen Informationen über Links und Referenzen, wobei diese, sowie die Inhalte auch nicht jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen müssen. Denn die Darstellung jeder Akte weicht je nach Benutzerrolle und individuellen Benutzerrechten ab. Moderne DMS Systeme bieten den Nutzern auch Anpassungsmöglichkeiten in der Darstellung, wie voreingestellte Sortierung, Anzeigegröße von Dokumenten in der Vorschau etc.
Hinsichtlich der Strukturierung von Akten setzen die Software Hersteller von DMS-Lösungen auf ganz unterschiedliche Ansätze. Dies reicht von starren Ordnerstrukturen bis zu dynamischen Bezügen von Dokumenten und der zusätzlichen Anreicherung von Dokumenten mit individuellen Meta-Angaben.
