Immobilienwirtschaft

Die Digitalisierung in der Immobilienbranche ermöglicht nicht nur schlankere Strukturen in der Verwaltung sondern bietet enorme Entwicklungsoptionen am Markt.

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Bei der Verwaltung von Immobilien fallen eine Vielzahl von Dokumenten an. Auch im Prozess des Ankaufs und der Veräußerung bilden viele Dokumente die Grundlage der Immobilientransaktion. Gleichzeitig sind im Prozess der Immobilienverwaltung viele Stakeholder involviert, so z.B. Banken, Notare, der Staat, Mieter, lokale Dienstleister etc. Die Kommunikation mit diesen Anspruchsgruppen verursacht eine Menge an Dokumenten.

Eine effiziente Dokumentenverwaltung der betreffenden Immobilien rückt immer mehr in den Fokus der Immobilienwirtschaft denn die Dokumentenablage in klassischen Ordnerstrukturen ist überholt. Dokumente befinden sich oftmals in separaten Systemen wie ERP, CRM und externen oder internen Netzlaufwerkordnern oder ggf. Einem und Immobilienmanagement System.

Die alte Form der Dokumentenverwaltung und Archivierung hat System Silos hervorgebracht und diese erschweren die Suche nach wichtigen und vollständigen Informationen.

Lösen Sie sich mit einem modernen Dokumenten Management System von alten Ordnerstrukturen und nutzen Sie die Möglichkeiten moderner IT. Die Informationsverwaltung über Meta-Daten und eine Indizierung der Inhalte von Dokumenten garantieren schnellen Zugriff und verkürzte Bearbeitungs- & Informationszeiten.

Mit der Etablierung intelligenter Workflowprozesse zur Vertragsverwaltung reduzieren Sie die manuelle Ablage und optimieren die Durchlaufzeiten.

Viele Funktionen für mehr Erfolg

Digital Workplace Vorteile in der Immobilienwirtschaft

Ordnung auf dem Schreibtisch
Schnellerer Zugriff auf Informationen
Produktives Zusammenarbeiten
Integration effizienter Workflows
Verbessertes Controlling
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Verringerung der Kosten

Digitaler Posteingang

Verringerung des Aufwands in der Eingangspostbearbeitung. Schnelle Verteilung an alle relevanten Mitarbeiter und Einheiten. Automatisierte Erkennung von META-Daten und Fehlerreduktion in der Ablage.

Rechnungsverarbeitung

Automatische und rechtskonforme Erfassung von Rechnungsdokumenten. Individuelle Workflows zur Prüfung und Freigabe. Weiterführung zur Zahlung, in die Buchhaltung und abschließende Archivierung.

Buchhaltung

Automatisierte Vorkontierung der Rechnungsdokumente. Periodenbezogene Auflistung von Buchhaltungsdaten inkl. automatischer Summenbildung. Übergabe der Buchungssätze und Belegbilder, z.B. in DATEV.

Das DMS übernimmt folgende Aufgaben

Ein Dokumenten Management System bereichert den Arbeitsplatz, denn es erleichtert und optimiert die tägliche Arbeit aller Mitarbeiter im Büro und remote.

Sichere Zusammenarbeit

Gemeinsames Arbeiten am Dokument und kein Austausch von Dokumenten per E-Mail etc.. Informationen und Anmerkungen über digitale Stempel und Notizen. Transparenz auf Dokumentenebene durch Speicherung der Versionsstände.

Digitale Geschäftsprozesse

Mehr Produktivität und weniger manuelle, wiederkehrende Aufgaben durch automatisierte Geschäftsprozesse. Komplexe Workflows einfach steuern. Datenaustausch mit Ihren Unternehmensanwendungen.

Vertragsmanagement

Einfache Verwaltung lebender und geschlossener Dokumente. Rechtskonforme Aufbewahrung und automatische Erinnerung an Vertragsfristen. Ortsunabhängiger Zugriff, auch auf alle relevanten Daten.