Ausgangslage
Mit zunehmender Anzahl an Liegenschaften vergrößert sich die Anzahl der Mieter und damit auch der Kommunikationsaufwand. Betreut werden die Liegenschaften zentral vom Hauptsitz im Saarland, aber auch per Außendienst. Die lösungsorientierte und effiziente Betreuung der Mietflächen sollte vereinfacht werden. Verschiedene Branchenlösungen wurden seitens der IBMVG bereits im Vorfeld geprüft. Vor der Entscheidung zur Einführung einer Verwaltungssoftware sollten auch offene Softwarelösungen geprüft werden.
Auftrag
unterschiedlichen Stakeholder und Korrespondenzarten begutachtet. In Verbindung mit der Notwendigkeit der Anbindung von Außendienstmitarbeitern sollte eine einfach zu bedienende Software gefunden werden, die auch remote alle relevanten Informationen verfügbar macht.
Vorgehen
Auf Basis der Intranet Software bitrix24 haben wir das integrierte CRM Modul an die Anforderungen des Kunden angepasst. Zudem haben wir die externen Kommunikationskanäle neu ausgerichtet und in bitrix24 integriert.
Ergebnis
Die Kommunikationskanäle sind nun klar und transparent abgebildet. Auch die mehrschichtige Kommunikation mit externen Unternehmen und Partnern konnte durch die Einführung optimiert werden. Interne Rückfragen, maßgeblich per E-Mail, wurden durch die Zentralisierung der Informationen deutlich verringert. Anfragen können nun zentral bearbeitet und verwaltet werden. Außendienstmitarbeiter sind autark in der Lage, die relevanten Informationen der jeweiligen Liegenschaft bzw. der Mietsache einzusehen und sich somit optimal auf Vorort-Termine vorzubereiten.
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