Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen und regelt die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Archivierung steuerrelevanter Dokumente in Deutschland. Die aktuelle Fassung gilt seit dem 1. Januar 2020.
Was regelt die GoBD?
Die GoBD legt fest, wie Unternehmen steuerlich relevante Unterlagen – darunter Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Verträge, E-Mails und Buchungsbelege – elektronisch erfassen, verarbeiten, speichern und archivieren müssen. Kernprinzipien sind Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung sowie die Unveränderbarkeit archivierter Dokumente. Letzteres wird auch als Revisionssicherheit bezeichnet.
GoBD und Aufbewahrungsfristen
Die GoBD schreibt in Verbindung mit HGB und AO klare Aufbewahrungsfristen vor: Handelsbücher, Inventare und Bilanzen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe und sonstige steuerlich relevante Dokumente sechs Jahre. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
GoBD-konforme Archivierung mit einem DMS
Ein Dokumenten Management System (DMS) stellt sicher, dass alle Dokumente GoBD-konform archiviert werden. Dazu gehören automatische Zeitstempel, lückenlose Versionierung, Zugriffsprotokollierung und unveränderliche Ablage im revisionssicheren Archiv. Mit der digitalen Aktenführung von workcentrix erfüllen Sie alle GoBD-Anforderungen ohne manuellen Mehraufwand.
GoBD bei der E-Rechnungspflicht
Seit 2025 gilt schrittweise die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Auch elektronische Rechnungen unterliegen den GoBD-Anforderungen und müssen im Originalformat unveränderbar archiviert werden.
Verwandte Begriffe: Aufbewahrungsfrist · Revisionssicherheit · Audit Trail · E-Rechnung