Die E-Rechnungspflicht ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation im Rechnungswesen. Sie bietet Unternehmen die Chance, ihre Prozesse zu modernisieren, Kosten zu reduzieren und die Produktivität nachhaltig zu steigern. Mit den richtigen Lösungen und einer strukturierten Umsetzung gelingt die Integration in die IT-Landschaft und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften problemlos. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung für Ihren Digital Workplace und gestalten Sie die Zukunft der Rechnungsverarbeitung aktiv mit.

Definition der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung, Rechnungen in elektronischer Form auszustellen, zu empfangen und zu verarbeiten. Sie ist ein zentraler Baustein der digitalen Transformation im Rechnungswesen und zielt darauf ab, den Rechnungsverkehr effizienter, transparenter und rechtssicher zu gestalten. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält und maschinell lesbar ist.

Die E-Rechnungspflicht betrifft insbesondere Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Ziel ist es, den papiergebundenen Rechnungsverkehr zu reduzieren, Prozesskosten zu senken und die Produktivität in der Rechnungsverarbeitung zu steigern. Unternehmen profitieren von schnelleren Abläufen, verbesserter Nachverfolgbarkeit und einer höheren Rechtssicherheit.

Entstehung der E-Rechnungspflicht

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist das Ergebnis einer europaweiten Initiative zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und der Geschäftsprozesse. Die Grundlage bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die alle Mitgliedstaaten verpflichtet, einen einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen einzuführen. Ziel dieser Richtlinie ist es, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz im öffentlichen Sektor zu erhöhen.

In Deutschland wurde die EU-Richtlinie durch das Gesetz zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen umgesetzt. Die E-Rechnungsverordnung (E-RechV), die am 27. November 2019 in Kraft trat, schreibt vor, dass Bundesbehörden seit dem 27. November 2020 nur noch elektronische Rechnungen im XRechnungsformat akzeptieren dürfen. Die Umsetzung auf Landes- und kommunaler Ebene erfolgt schrittweise und wird bis spätestens 2028 flächendeckend abgeschlossen sein.

Diese Entwicklung ist Teil der umfassenden Transformation der IT-Landschaft in Unternehmen und Behörden. Sie erfordert die Integration moderner Dokumenten Management Systeme (DMS), die Automationen und Workflows zur effizienten Rechnungsverarbeitung unterstützen.

Gründe für die Einführung der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht wurde aus verschiedenen wichtigen Gründen eingeführt, die sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Unternehmen betreffen:

• Effizienzsteigerung: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, die Zeit und Ressourcen spart. Manuelle Eingaben und Fehlerquellen werden reduziert.

• Kostenreduktion: Die Digitalisierung senkt Kosten für Papier, Druck, Versand und Archivierung. Zudem verringert sich der Aufwand im Controlling.

• Schnellere Zahlungsabwicklung: Automatisierte Workflows beschleunigen die Rechnungsprüfung und -freigabe, was die Liquidität verbessert.

• Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Archivierung.

• Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Der Informationsfluss wird verbessert, sodass Rechnungen jederzeit nachvollziehbar sind.

• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Nachhaltigkeit bei.

• Förderung der Digitalisierung: Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der Verwaltung und der Unternehmensprozesse.

Diese Gründe verdeutlichen, wie die E-Rechnungspflicht Unternehmen und öffentliche Auftraggeber gleichermaßen unterstützt, ihre Prozesse zukunftssicher und wettbewerbsfähig zu gestalten.

Vorteile der E-Rechnung

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die weit über die reine Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile erläutert:

Effizienzsteigerung

Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, die manuelle Tätigkeiten erheblich reduziert. Durch den Einsatz von Dokumenten Management Systemen (DMS) und Workflow-Automationen können Rechnungen automatisch erfasst, geprüft und freigegeben werden. Das beschleunigt die Abläufe und minimiert Fehlerquellen, die bei der manuellen Eingabe entstehen können. Zudem verbessert sich der Infoh5rmationsfluss, da Rechnungen digital jederzeit verfügbar und nachvollziehbar sind. Die daraus resultierende Effizienzsteigerung führt zu einer höheren Produktivität im Rechnungswesen und entlastet die Mitarbeitenden.

Kosteneinsparungen

Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung spart Kosten an mehreren Stellen. Der Wegfall von Papier, Druck und Versand reduziert die direkten Ausgaben. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für die Archivierung, da elektronische Rechnungen platzsparend und revisionssicher gespeichert werden können. Automatisierte Prozesse verringern zudem den personellen Aufwand und die Fehlerkosten, die durch manuelle Bearbeitung entstehen. Insgesamt führt die E-Rechnung zu einer signifikanten Kostenreduktion im gesamten Rechnungsprozess.

Rechtssicherheit

E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Archivierungspflicht. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und der E-Rechnungsverordnung, ist durch technische Maßnahmen wie digitale Signaturen, Zeitstempel und sichere Archivierung gewährleistet. Dies schützt Unternehmen vor rechtlichen Risiken und erleichtert Prüfungen durch Finanzbehörden.

Umweltschutz

Der Umstieg auf elektronische Rechnungen trägt aktiv zum Umweltschutz bei. Der Wegfall von Papier, Druck und Versand reduziert den Ressourcenverbrauch und die CO2-Emissionen erheblich. Unternehmen leisten so einen Beitrag zur Nachhaltigkeit und erfüllen zunehmend auch ökologische Anforderungen von Kunden und Geschäftspartnern. Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein für eine umweltbewusste und zukunftsfähige Unternehmensführung.

Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug

Die elektronische Rechnungsverarbeitung unterstützt die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, insbesondere bei der sogenannten Karussellsteuerhinterziehung. Durch die strukturierte und maschinell lesbare Übermittlung von Rechnungsdaten wird die Transparenz erhöht und Manipulationen erschwert. Behörden können so schneller und effektiver prüfen, ob Rechnungen korrekt ausgestellt wurden. Dies trägt zur Sicherung der Steuereinnahmen bei und stärkt das Vertrauen in das Steuersystem.

Timeline & Fristen der E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsvision mehr, sondern bereits Realität – mit klar definierten Fristen und einer verbindlichen Einführung, die bis 2028 flächendeckend in Deutschland umgesetzt sein muss. Die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht folgt einem klar strukturierten Zeitplan, der sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Unternehmen betrifft. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.

Historische Entwicklung und erste Verpflichtungen

• 2014: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt den Grundstein für die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen in allen Mitgliedsstaaten. Ziel ist die Harmonisierung und Vereinfachung des Rechnungsverkehrs.

• 2019: In Deutschland tritt die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) in Kraft, die die Umsetzung der EU-Richtlinie regelt. Die Verordnung schreibt vor, dass Bundesbehörden ab dem 27. November 2020 nur noch elektronische Rechnungen im XRechnungsformat akzeptieren dürfen.

• 27. November 2020: Beginn der verpflichtenden Annahme von E-Rechnungen bei Bundesbehörden. Unternehmen, die an Bundesbehörden liefern oder Dienstleistungen erbringen, müssen ab diesem Datum ihre Rechnungen elektronisch übermitteln.

Ausweitung auf Länder, Kommunen und weitere öffentliche Auftraggeber

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt nicht nur auf Bundesebene, sondern wird schrittweise auf Länder, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber ausgeweitet. Die einzelnen Bundesländer setzen die Pflicht unterschiedlich um, was für Unternehmen eine genaue Beobachtung der jeweiligen Fristen erfordert.

• 2021 bis 2023: Viele Bundesländer implementieren eigene Regelungen zur E-Rechnungspflicht. Beispielsweise haben einige Länder bereits die verpflichtende Annahme von E-Rechnungen eingeführt, andere befinden sich in der Umsetzungsphase.

• Kommunale Ebene: Auch Kommunen sind zunehmend verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Die Fristen variieren je nach Bundesland und Kommune, doch der Trend geht klar in Richtung flächendeckender Einführung.

Flächendeckende Einführung bis 2028

Die Bundesregierung hat sich zum Ziel gesetzt, die E-Rechnungspflicht bis spätestens 2028 flächendeckend für alle öffentlichen Auftraggeber umzusetzen. Das bedeutet:

• Bis 2028: Alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene müssen elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können.

• Erweiterung auf den B2B-Bereich: Parallel zur öffentlichen Verwaltung wird die E-Rechnungspflicht zunehmend auch im privaten Geschäftsverkehr diskutiert und teilweise eingeführt, um eine durchgängige Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten.

Diese langfristige Perspektive gibt Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer IT-Landschaft und Prozesse. Dennoch ist eine frühzeitige Vorbereitung essenziell, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Übergangsfristen und Ausnahmen

• Übergangsfristen: In einigen Bereichen gelten Übergangsfristen, die eine schrittweise Umstellung ermöglichen. Während dieser Zeit können sowohl elektronische als auch papiergebundene Rechnungen akzeptiert werden.

• Ausnahmen: Für bestimmte Rechnungsarten oder Auftraggeber können Ausnahmen von der Pflicht bestehen, etwa bei Kleinbeträgen oder spezifischen Branchenregelungen. Diese sind jedoch eng gefasst und sollten genau geprüft werden.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Die Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht kann zu erheblichen Nachteilen führen:

• Rechnungsablehnung: Öffentliche Auftraggeber sind berechtigt, nicht elektronische Rechnungen zurückzuweisen, was zu Verzögerungen bei der Zahlung führt.

• Rechtliche Risiken: Unternehmen riskieren Bußgelder oder Vertragsstrafen, wenn sie die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllen.

• Wettbewerbsnachteile: Wer die Digitalisierung nicht frühzeitig umsetzt, verliert gegenüber Wettbewerbern an Effizienz und Kundenzufriedenheit.

Empfehlungen für Unternehmen

• Frühzeitige Analyse: Prüfen Sie, welche Auftraggeber bereits E-Rechnungen verlangen und welche Fristen für Sie relevant sind.

• Technische Vorbereitung: Integrieren Sie geeignete DMS-Lösungen, die XRechnung, ZUGFeRD und andere Formate unterstützen.

• Schulung der Mitarbeitenden: Bereiten Sie Ihre Teams auf die neuen Prozesse vor, um Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

• Monitoring der gesetzlichen Entwicklungen: Bleiben Sie informiert über Änderungen und Erweiterungen der E-Rechnungspflicht, um stets compliant zu bleiben.

Zusammenfassung der Timeline

Formate & Standards der E-Rechnung

Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht sind einheitliche Formate und Standards entscheidend, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen sicherzustellen. Die wichtigsten Formate sind:

• XRechnung: Der in Deutschland verbindliche Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Er basiert auf XML und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie.

• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Daten kombiniert. Es ermöglicht sowohl die menschliche Lesbarkeit als auch die maschinelle Verarbeitung.

• PEPPOL: Ein europaweites Netzwerk und Standard, das den sicheren Austausch von E-Rechnungen ermöglicht und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Ländern sicherstellt.

Unternehmen sollten die Anforderungen ihrer Auftraggeber prüfen und geeignete Formate in ihre IT-Landschaft integrieren. Moderne DMS bieten Schnittstellen zur automatischen Verarbeitung und Archivierung der verschiedenen Formate.

Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungspflicht erfordert technische und organisatorische Maßnahmen. Folgende Lösungen unterstützen Unternehmen dabei:

• Dokumenten Management Systeme (DMS): Moderne DMS bieten Funktionen zur digitalen Aktenführung, automatischen Rechnungsverarbeitung und Integration von Workflows. Sie ermöglichen das Scannen, Archivieren und Verarbeiten von E-Rechnungen.

• Automationen und Workflows: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe, beschleunigen die Rechnungsprüfung und sorgen für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.

• Schnittstellen zu ERP und CRM: Die Integration von E-Rechnungslösungen in bestehende ERP- und CRM-Systeme gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss und eine effiziente Datenverarbeitung.

• Outlook Add-In: Erweiterungen für E-Mail-Programme erleichtern das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen direkt im Posteingang.

• Compliance-Checks: Softwarelösungen prüfen automatisch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unterstützen das Controlling.

• Schulungen und Change Management: Mitarbeitende werden auf die neuen Prozesse vorbereitet, um eine reibungslose Transformation sicherzustellen.

Durch den Einsatz dieser Lösungen können Unternehmen die E-Rechnungspflicht effizient erfüllen, Kosten senken und ihre Produktivität steigern.

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist die effiziente Verwaltung von Informationen und Dokumenten für Unternehmen jeder Größe essenziell. Enterprise Content Management (ECM) bietet einen ganzheitlichen Ansatz, um Inhalte strukturiert zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und bereitzustellen – und das unter Berücksichtigung von Sicherheit, Compliance und flexiblen Arbeitsprozessen. Für IT-affine Entscheider in mittelständischen Unternehmen, die eine zukunftsfähige Lösung für die digitale Transformation suchen, ist ECM ein Schlüsselthema.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was ECM genau bedeutet, welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bringt, wie es sich von einem klassischen Dokumenten Management System (DMS) unterscheidet, welche Komponenten ein ECM-System umfasst und welche Bereitstellungsmodelle (SaaS und OnPremise) zur Verfügung stehen. Abschließend beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um ECM, um Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten.

Definition: Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management bezeichnet die strategische und technologische Gesamtlösung zur systematischen Verwaltung aller unternehmensrelevanten Inhalte – von Dokumenten und E-Mails über Formulare, Bilder und Videos bis hin zu strukturierten Daten. Ziel ist es, den gesamten Lebenszyklus von Informationen effizient zu steuern und die Verfügbarkeit, Sicherheit sowie Nachvollziehbarkeit dieser Inhalte sicherzustellen.

ECM umfasst dabei nicht nur die reine Ablage von Dokumenten, sondern integriert Prozesse und Technologien, die den Informationsfluss optimieren und die Zusammenarbeit fördern. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Workflows wird die Produktivität gesteigert und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.

Wichtig zu verstehen ist, dass ECM über die reine Dokumentenverwaltung hinausgeht und als umfassendes Konzept die gesamte IT-Landschaft und Geschäftsprozesse eines Unternehmens unterstützt.

Vorteile von ECM für Unternehmen

Die Einführung eines ECM-Systems bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die besonders für mittelständische Unternehmen mit IT-affinen Entscheiderinnen und Entscheidern relevant sind:

• Effiziente Informationsverwaltung: ECM ermöglicht eine strukturierte Ablage aller Inhalte an zentraler Stelle. Das reduziert Suchzeiten erheblich und verbessert die Übersichtlichkeit.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Durch integrierte Social Intranet-Funktionen und kollaborative Workflows wird der Informationsfluss zwischen Abteilungen und Teams optimiert.

• Automatisierte Workflows: Wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung oder Aktenführung lassen sich durch Automationen beschleunigen und Fehlerquellen minimieren.

• Sichere und gesetzeskonforme Archivierung: ECM-Systeme unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Archivierung und Datenschutz, was insbesondere im Controlling und der IT-Sicherheit von großer Bedeutung ist.

• Flexibles Arbeiten: Der Digital Workplace wird durch ECM gestärkt, da Mitarbeitende ortsunabhängig auf benötigte Informationen zugreifen können – ideal für moderne Arbeitsmodelle.

• Integration in bestehende IT-Landschaft: ECM-Systeme bieten Schnittstellen zu ERP-, CRM- und weiteren Unternehmensanwendungen, was die Systemlandschaft harmonisiert und Doppelarbeiten vermeidet.

• Kostenreduktion: Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen sinken Aufwände für manuelle Dokumentenablage, Papierverbrauch und Lagerung.

Diese Vorteile tragen dazu bei, die Produktivität zu steigern, die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und die digitale Transformation nachhaltig zu gestalten.

Unterschied zwischen ECM und DMS

Oft werden Enterprise Content Management (ECM) und Dokumenten Management Systeme (DMS) miteinander verwechselt oder synonym verwendet. Dabei gibt es wesentliche Unterschiede:

• Fokus und Umfang:Ein DMS konzentriert sich primär auf die digitale Verwaltung von Dokumenten – also das Scannen, Ablegen, Archivieren und Wiederfinden von Dateien. ECM hingegen ist ein umfassenderes Konzept, das neben Dokumenten auch andere Inhalte und Prozesse integriert.

• Prozessintegration:Während DMS meist als reine Ablage- und Archivlösung fungiert, umfasst ECM zusätzlich Workflows, Automationen und die Steuerung des gesamten Informationsflusses im Unternehmen.

• Technologische Komponenten:ECM-Systeme beinhalten neben dem Dokumenten Management auch Funktionen für Records Management, Collaboration, Content Capture, Web Content Management und mehr.

• Strategische Ausrichtung:ECM ist Teil der digitalen Transformation und zielt auf die ganzheitliche Optimierung von Geschäftsprozessen und IT-Landschaft ab. DMS ist oft ein Teilbereich innerhalb dieser Strategie.

Kurz gesagt: Ein DMS ist eine wichtige Komponente eines ECM-Systems, aber ECM bietet deutlich mehr Funktionalität und strategischen Nutzen für Unternehmen.

Komponenten eines ECM-Systems

Ein modernes ECM-System besteht aus mehreren integrierten Modulen und Technologien, die zusammen den gesamten Content-Lebenszyklus abbilden:

1. Dokumenten Management:Zentrale Ablage, Versionierung, Volltextsuche, Scannen und digitale Aktenführung. Hier werden Dokumente strukturiert erfasst, verwaltet und archiviert.

2. Records Management:Verwaltung von Geschäftsunterlagen mit Fokus auf Compliance und gesetzliche Vorschriften. Dies umfasst Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Archivierung und Löschkonzepte.

3. Workflow-Management und Automationen:Automatisierte Steuerung von Geschäftsprozessen wie Rechnungsverarbeitung, Freigabeprozesse oder Vertragsmanagement. Workflows sorgen für Transparenz und Effizienz.

4. Content Capture:Erfassung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen (Papier, E-Mail, Webformulare) durch Scannen, OCR (Texterkennung) und intelligente Klassifikation.

5. Collaboration und Social Intranet:Unterstützung der teamübergreifenden Zusammenarbeit durch Kommunikationsplattformen, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und soziale Funktionen.

6. Web Content Management:Verwaltung von Webinhalten und digitalen Medien für die externe und interne Kommunikation.

7. Schnittstellen und Integration:Verknüpfung mit ERP-, CRM- und weiteren Systemen zur nahtlosen Datenübertragung und Prozessharmonisierung.

8. Sicherheit und Zugriffsmanagement:Rollenbasierte Zugriffssteuerung, Verschlüsselung und Audit-Trails gewährleisten Datenschutz und Nachvollziehbarkeit.

Diese Komponenten sind modular aufgebaut und können je nach Unternehmensanforderung individuell kombiniert und erweitert werden.

SaaS ECM – Enterprise Content Management aus der Cloud

Software as a Service (SaaS) ist ein zunehmend beliebtes Bereitstellungsmodell für ECM-Systeme. Dabei wird die Software nicht lokal installiert, sondern als Cloud-Dienst über das Internet bereitgestellt.

Vorteile von SaaS ECM:

• Schnelle Implementierung: Keine aufwändige Installation vor Ort, sofortiger Zugriff auf die Lösung.

• Skalierbarkeit: Ressourcen und Nutzerzahlen lassen sich flexibel anpassen.

• Geringere IT-Kosten: Keine Investitionen in eigene Hardware oder Wartung; Updates und Backups übernimmt der Anbieter.

• Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeitende können jederzeit und von überall auf Inhalte zugreifen – ideal für mobiles und hybrides Arbeiten.

• Sicherheitsstandards: Professionelle Cloud-Anbieter gewährleisten hohe Sicherheits- und Compliance-Standards.

Herausforderungen und Überlegungen:

• Datenhoheit: Unternehmen sollten prüfen, wie und wo Daten gespeichert werden und ob dies den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

• Integration: Die Anbindung an bestehende IT-Systeme muss gewährleistet sein.

• Individualisierung: Manche SaaS-Lösungen bieten weniger Anpassungsmöglichkeiten als OnPremise-Systeme.

SaaS ECM eignet sich besonders für Unternehmen, die schnell und flexibel digitale Content-Management-Lösungen nutzen wollen, ohne eigene IT-Ressourcen zu binden.

OnPremise ECM – klassische Installation im eigenen Rechenzentrum

Das OnPremise-Modell beschreibt die Installation und den Betrieb des ECM-Systems auf firmeneigenen Servern und Infrastruktur.

Vorteile von OnPremise ECM:

• Volle Kontrolle: Unternehmen behalten die Datenhoheit und können individuelle Sicherheitskonzepte umsetzen.

• Integrationstiefe: Anpassungen und Schnittstellen zu anderen Systemen sind oft umfangreicher möglich.

• Compliance: Besonders bei sensiblen Daten oder strengen gesetzlichen Vorgaben ist OnPremise häufig die bevorzugte Lösung.

• Performance: Lokale Systeme können bei großen Datenmengen und komplexen Workflows Vorteile bieten.

Herausforderungen:

• Hoher Aufwand: Installation, Wartung, Updates und Backups müssen intern organisiert werden.

• Kosten: Investitionen in Hardware, Softwarelizenzen und IT-Personal sind erforderlich.

• Flexibilität: Skalierung ist weniger dynamisch als in der Cloud.

OnPremise ECM ist ideal für Unternehmen mit speziellen Datenschutzanforderungen, komplexen IT-Strukturen und ausreichend Ressourcen für den Betrieb.