Contract Management
Contract Management für Amagno.
Fristen, die sich von selbst melden.
Vertragsmanagement scheitert selten am Abschluss – es scheitert an der Frist danach. Die Kündigungsfrist, die niemand im Blick hatte. Die automatische Verlängerung um ein weiteres Jahr. Wir haben auf Basis des deutschen DMS Amagno eine Lösung entwickelt, die genau das verhindert: Fristen werden automatisch überwacht, und in Kombination mit unseren Power Tools setzt das System Verträge selbständig auf Wiedervorlage oder Erledigung. Denn es gibt keinen Vertrag, der teurer ist als der, den man vergessen hat.
Worum es geht
Kein Vertragsproblem, sondern ein Fristenproblem
Ein Rahmenvertrag verlängert sich automatisch um zwölf Monate, weil die Kündigungsfrist in einem Mailpostfach verstrichen ist. Eine Wartungsvereinbarung läuft aus, ohne dass jemand verhandelt hat. Eine Police passt nicht mehr zum Risiko, aber niemand hat sie auf den Tisch geholt. Jeder dieser Fälle kostet Geld – und keiner davon ist ein Vertragsproblem, sondern ein Fristenproblem.
Contract Management macht aus verstreuten Verträgen eine überwachte Vertragsakte auf Amagno. Im Überblick:
Der Vertrags-Lebenszyklus, von der Anlage bis zur Frist
Anlegen → Fristen → Wiedervorlage → Entscheidung → Akte
Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsregel, Wert und Verantwortlicher werden als Metadaten hinterlegt – manuell oder per KI ausgelesen.
Aus Laufzeit und Kündigungsfrist errechnet das System die Stichtage selbst. Kein Excel-Fristenkalender, der nur aktuell ist, solange ihn jemand pflegt.
Rechtzeitig vor jeder Frist erinnert die Lösung den Verantwortlichen. Reagiert niemand, eskaliert die Benachrichtigung – die Frist landet im Prozess, nicht im Postfach eines Einzelnen.
Der Vertrag wird bearbeitet und – über die Power Tools – automatisch wieder auf Wiedervorlage gesetzt oder als erledigt geschlossen.
Nachträge, Korrespondenz, zugehörige Rechnungen und Freigaben liegen in einer revisionssicheren Vertragsakte. Die komplette Historie ist in Sekunden auffindbar.
Der entscheidende Unterschied: Die Frist ist nicht abhängig davon, dass ein Mensch sie im Kopf hat – sie ist Teil des Systems. Neue Verträge und Nachträge laufen denselben Freigabe-Workflow, und jede Änderung bleibt GoBD-konform revisionssicher protokolliert.
Fristen, die sich selbst auf Wiedervorlage setzen
Die Frist ist nur so gut wie die Erinnerung daran.
Amagno bringt eine Wiedervorlage-Funktion mit – die volle Automatik entsteht aber erst in Kombination mit unseren selbst entwickelten Power Tools. Der Kern ist die Fristen- & Wiedervorlage-Automatik: Aus den Vertrags-Metadaten errechnet das System Kündigungs- und Verlängerungsstichtage und setzt den Vertrag automatisch auf Wiedervorlage – oder, sobald die Sache erledigt ist, auf Erledigung. Niemand muss eine Liste pflegen. Ergänzt wird das durch die Referenz-Engine, MultiCalc, NameChanger und die Wert-Kopierfunktionen:
SmartLinker erkennt automatisch Referenzen in E-Mails, Dokumenten und Metadaten und verknüpft diese intelligent mit zugehörigen Akten, Reklamationen und Bestellungen.
LineReleaser ermöglicht nutzergebundene Freigaben auf Beleg- und Kontierungsebene, um Dokumente erst nach vollständiger Genehmigung aller Beteiligten in Folgeprozesse zu übergeben.
workcentrix begleitet Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumentenprozessen und der Entwicklung leistungsfähiger Schnittstellen.
MultiCalc ermöglicht die Ausführung verschachtelter Rechenoperationen direkt auf Basis von Amagno-Merkmalen. Automatisieren Sie komplexe Kalkulationen und steigern Sie die Effizien...
AutoStamper ergänzt Ihre Dokumente beim Import oder im Workflow automatisch mit Stempeln und Metadaten. Dadurch werden Folgeprozesse angestoßen und Dokumente regelbasiert verwaltet...
Kein Wettbewerbs-Reseller hat diese Tools. Sie bekommen sie nur bei uns – weil wir sie selbst entwickelt haben.
KI, die die Vertragseckdaten ausliest
Damit die Frist stimmt, müssen die richtigen Daten im System stehen.
Eine Fristenüberwachung ist nur so gut wie die Metadaten, auf denen sie aufbaut. Genau diese Eckdaten – Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsregel, Vertragswert – liest die KI-Belegverarbeitung von filehub, unserer Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, direkt aus dem Vertrag aus und legt sie als Metadaten an.
Das ist kein Standard-OCR. Das ist ein lernendes System, das mit jedem Dokument besser wird. Mehr zur KI-Belegverarbeitung im Amagno-Cluster →
Vorkonfiguriert statt vom Reißbrett
Die Lösung ist die Basis – Ihre Sonderfälle bauen wir obendrauf.
Die Vertragslogik steht bereits: Aktenstruktur, Fristen-Automatik, Benachrichtigungs- und Eskalationsregeln sind vorgedacht. Wir starten nicht bei null, sondern passen eine erprobte Basis an Ihre Vertragsarten und Verantwortlichkeiten an. Genauso einfach binden wir die verfügbaren Integrationen an:
Für Vertragskorrespondenz und Erinnerungen im gewohnten Postfach.
Für die Verknüpfung von Verträgen mit den zugehörigen Kosten und Buchungen.
z. B. Hausverwaltungs-, Warenwirtschafts- oder Branchensoftware für vertragsbezogene Stammdaten.
Unser Versprechen: Wenn Sie ein System einsetzen, für das es noch keine Standard-Schnittstelle gibt – wir entwickeln sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell. Standard-DMS hört am Excel-Export auf, wir nicht.
Die komplette Liste der selbst entwickelten Schnittstellen finden Sie unter Amagno-Integrationen.
Jede Vertragsart in einer Akte
Verträge sind verschieden – die Logik dahinter ist dieselbe.
Ob kaufmännisch, technisch oder personalbezogen: Die Lösung bildet die unterschiedlichen Vertragsarten in einer einheitlichen Aktenstruktur ab – mit jeweils passender Fristen- und Wiedervorlage-Logik.
mit Laufzeit- und Konditionsüberwachung.
mit Verlängerungs- und Kündigungsfristen.
mit Anpassungs- und Verlängerungsterminen.
mit wiederkehrenden Leistungs- und Fristterminen.
mit Verlängerungs- und Preisanpassungsstichtagen.
mit erhöhtem Datenschutz-Anspruch.
Jede dieser Akten profitiert von derselben Automatik: Fristen werden überwacht, Benachrichtigungen ausgelöst, Wiedervorlagen gesetzt.
Compliance und Datenhoheit
GoBD, DSGVO und ein Vertragsbestand, der prüfbar bleibt.
Verträge unveränderbar abgelegt, jede Änderung lückenlos protokolliert.
Wer hat wann welchen Vertrag oder Nachtrag freigegeben – jederzeit belegbar.
Personal- und personenbezogene Verträge nur für Berechtigte sichtbar.
Steuer- und handelsrechtlich relevante Verträge fristgerecht vorgehalten.
Deutsches DMS, deutsches Hosting, deutscher Support – Sie behalten die Hoheit über Ihre Vertragsdaten.
Wir liefern die geprüften Vorlagen mit.
Mehr zur Revisionssicherheit: GoBD.
Referenzen
Was unsere Kunden sagen.
Seit 2017 ist workcentrix unser Partner bei der DMS-Einführung und -Weiterentwicklung. Was uns bleibt: ein System, das wirklich zu unseren Prozessen passt – und ein Team, das mit uns mitdenkt.
Spürbar weniger manuelle Arbeit in der Buchhaltung - das ist für uns der konkrete Mehrwert. Wiederkehrende Belegzeilen werden selbstständig verarbeitet, und wir gewinnen Zeit für die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.
Wir waren noch nie so schnell in der Verarbeitung unserer Dokumente. Auch unsere Finanzbuchhaltung war noch nie so aktuell. Über neun Standorte hinweg alles in einem geregelten Prozess zu haben, hat unsere Arbeit grundlegend verändert.
Wie eine Einführung bei Ihnen abläuft
Drei Phasen, klar getaktet
Wir nehmen Ihren Vertragsbestand, Ihre Vertragsarten, Fristenlogik und Verantwortlichkeiten auf. Output: ein konkreter Umsetzungsfahrplan mit Aufwand, Zeitplan und Schnittstellen-Liste.
Wir konfigurieren die Vertragsakte auf Ihre Strukturen, richten Fristen-, Wiedervorlage- und Benachrichtigungsregeln ein, binden die nötigen Systeme an und – wenn gewünscht – filehub für die KI-Auslesung.
Schulung an Ihren eigenen Verträgen und Prozessen. Danach läuft die Vertragsverwaltung produktiv – inklusive der ersten automatischen Wiedervorlagen.
Häufige Fragen
FAQ
Aus den Vertrags-Metadaten (Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsregel) errechnet das System die relevanten Stichtage automatisch und setzt den Vertrag rechtzeitig auf Wiedervorlage. Vor jeder Frist wird der Verantwortliche benachrichtigt; reagiert niemand, eskaliert die Erinnerung.
Der Vertrag wird bearbeitet – verlängert, gekündigt oder neu verhandelt – und über die Power Tools automatisch wieder auf Wiedervorlage gesetzt oder als erledigt geschlossen.
Rahmen-, Liefer-, Miet-, Pacht-, Leasing-, Versicherungs-, Wartungs-, Service-, Lizenz- und SaaS-Verträge ebenso wie Personal- und Geheimhaltungsvereinbarungen – alle in einer einheitlichen Aktenstruktur.
Ja. Outlook/Microsoft 365, DATEV/ERP und Fachsysteme werden über vorhandene oder individuell entwickelte Schnittstellen angebunden.
Sie suchen den allgemeinen Überblick zum Thema? Zur Kategorieseite „Digitales Vertragsmanagement" →
Sehen Sie Ihren eigenen Vertragsbestand unter Kontrolle – in 30 Minuten.
Kein generischer Demo-Termin. Bringen Sie ein paar echte Verträge mit – einen Rahmenvertrag, eine Police, einen Wartungsvertrag – und wir zeigen live, wie das System Fristen erkennt, Wiedervorlagen setzt und rechtzeitig erinnert.
Kostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Ihr Ansprechpartner bei workcentrix
Wie würde Ihr Vertragsbestand auf Amagno aussehen?
„Sie wollen wissen, wie sich Ihre Verträge zentral verwalten und Fristen automatisch überwachen lassen? Lassen Sie uns das an Ihren eigenen Verträgen anschauen."
Oder schreiben Sie uns: team@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h