OCR Software

OCR steht für Optical Character Recognition – auf Deutsch: optische Zeichenerkennung. OCR Software analysiert eingescannte Dokumente oder Bilddateien und wandelt abgebildeten Text in maschinenlesbaren, durchsuchbaren Text um. Im Dokumentenmanagement ist OCR die Grundlage für die automatisierte Verarbeitung von Papierdokumenten.

Wie funktioniert OCR?

Die Software analysiert das Bild eines Dokuments Zeichen für Zeichen, erkennt Schriftformen und übersetzt sie in digitalen Text. Moderne KI-gestützte OCR-Systeme gehen weiter: Sie erkennen nicht nur Zeichen, sondern verstehen den Kontext – etwa dass eine bestimmte Zahl eine Rechnungsnummer ist und ein bestimmtes Datum das Rechnungsdatum. Man spricht dann von intelligenter Dokumentenerfassung oder IDP (Intelligent Document Processing).

OCR im Rechnungseingang

Der häufigste Anwendungsfall ist die digitale Rechnungsverarbeitung. OCR liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum automatisch aus – ohne manuelle Dateneingabe. Die erkannten Werte werden direkt in den Freigabe-Workflow und anschließend in DATEV oder das ERP-System übergeben.

OCR und Lernmodus

Fortschrittliche OCR-Systeme arbeiten mit einem Lernmodus: Je mehr Dokumente eines Lieferanten verarbeitet werden, desto präziser wird die Erkennung. Amagno nutzt diesen Ansatz, um auch individuelle Dokumentenformate zuverlässig zu verarbeiten – ohne aufwändige manuelle Vorlagen.

Integration in bestehende Systeme

OCR-Ergebnisse fließen über Schnittstellen direkt in ERP, DATEV, Buchhaltungssysteme oder CRM. workcentrix entwickelt diese Integrationen bei Bedarf individuell – auch für Systeme ohne Standardkonnektor.