DMS wechseln & Datenübernahme
DMS wechseln: Datenübernahme ohne Datenverlust – begleitet statt riskiert.
Der häufigste Grund, bei einem unpassenden DMS zu bleiben, ist die Angst um die Bestandsdaten. Zu Unrecht: Dokumente, Metadaten, Verschlagwortung und Aktenstrukturen lassen sich vollständig und GoBD-konform in ein neues System übernehmen – wenn die Migration begleitet wird und eine eigene Softwareentwicklung dahintersteht. Genau das ist unser Geschäftsmodell, seit über zehn Jahren.
Ausgangslage
Wann sich ein DMS-Wechsel lohnt.
Ein DMS abzulösen ist kein Selbstzweck. Aber wenn einer dieser Auslöser dauerhaft den Arbeitsalltag bestimmt, kostet das Festhalten am Altsystem mehr als der Wechsel:
Lizenz-, Modul- und Wartungskosten stehen in keinem Verhältnis mehr zum Nutzen.
Das System kann viel – aber niemand im Team bedient es gern oder vollständig.
Ticketsysteme statt Ansprechpartner; Anpassungen dauern Wochen.
Keine E-Rechnung, keine KI, keine mobile Nutzung – das Altsystem entwickelt sich nicht weiter.
DATEV, ERP oder Microsoft 365 sind nicht oder nur umständlich angebunden.
Produktabkündigung, Preismodell-Umstellung oder Support-Ende beim Altsystem.
Migration ohne Datenverlust
So läuft der Wechsel ab – in sechs begleiteten Schritten.
Welche Dokumente, Metadaten und Strukturen liegen im Altsystem? Welche müssen mit, welche können archiviert werden?
Über Standard-Schnittstellen – oder über individuell entwickelte Export-Routinen, wenn keine Schnittstelle existiert.
Verschlagwortung, Ordner-/Aktenstrukturen und Dokumentarten werden auf das Zielsystem abgebildet – nichts geht „flach" verloren.
Die Dokumente werden revisionssicher ins Amagno-Archiv übernommen; die Migration wird protokolliert.
Soll-Ist-Abgleich zwischen Quelle und Ziel; erst nach erfolgreicher Prüfung wird umgestellt – mit Rückfalloption.
Ihre Mitarbeiter werden persönlich geschult; das Altsystem wird kontrolliert abgeschaltet.
Der Zeitrahmen richtet sich nach der Projektgröße: kleine Bestände in wenigen Tagen, umfangreiche Mehr-Mandanten-Migrationen in einigen Wochen. Den konkreten Plan legen wir in der Analysephase fest – bevor Kosten entstehen.
Datenübernahme
Was genau übernommen wird.
„Dokumente migrieren" heißt bei uns nicht, PDFs in einen Ordner zu kippen. Übernommen wird der gesamte Kontext, der Ihre Ablage wertvoll macht:
Quellsysteme
Von welchem System wechseln Sie?
Für diese Systeme haben wir Migrationswege – mit Standard-Schnittstelle oder eigens entwickelter Übernahme:
Compliance
GoBD, DSGVO & deutsches Hosting.
Kosten
Was kostet eine DMS-Migration?
Eine pauschale Zahl wäre unseriös – der Aufwand hängt von vier Faktoren ab, die wir in der kostenlosen Analyse konkret beziffern:
Warum workcentrix
Eigene Softwareentwicklung statt Reseller-Versprechen.
Viele DMS-Anbieter verkaufen Migration als Dienstleistung ein – und stoßen an Grenzen, sobald das Altsystem keine Standard-Schnittstelle hat. Wir entwickeln seit über zehn Jahren selbst: Export-Routinen, Datenübernahmen und System-Integrationen entstehen in unserer eigenen Softwareentwicklung. Das ist der Unterschied zwischen „sollte gehen" und „haben wir gebaut".
Und nach dem Wechsel hört die Betreuung nicht auf: Einrichtung, Schulung und Weiterentwicklung Ihres DMS kommen aus einer Hand – mit persönlichem Ansprechpartner statt Ticketsystem.
Das Zielsystem im Detail: Amagno DMS › · Systeme vergleichen ›
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Nennen Sie uns Ihr Altsystem und die ungefähre Dokumentenmenge – wir geben Ihnen in einem 30-Minuten-Gespräch eine ehrliche Einschätzung zu Aufwand, Zeitrahmen und Kosten der Datenübernahme.
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Häufige Fragen
FAQ zum DMS-Wechsel
In sechs Schritten: Analyse des Altsystems, Export, Mapping von Metadaten und Strukturen, GoBD-konforme Übernahme, Validierung der Daten und Go-live mit Schulung. Der Ablauf wird begleitet – Sie migrieren nicht allein.
Nein – Ziel ist eine vollständige Übernahme inkl. Metadaten und Strukturen, abgesichert durch einen Soll-Ist-Abgleich (Validierung) und eine Rollback-Option, falls etwas nicht passt.
U. a. DocuWare, ELO, ecoDMS, d.velop, EASY, agorum, PaperOffice sowie Daten aus DATEV und Scan-Archiven. Auch für Systeme ohne Standard-Schnittstelle entwickeln wir die Übernahme individuell.
Ja, die revisionssichere, GoBD-konforme Ablage wird im Zielsystem sichergestellt; die Nachvollziehbarkeit der Migration wird dokumentiert.
Das hängt von Datenvolumen, Quellsystem und Strukturkomplexität ab. Grobe Faktoren nennen wir unter „Amagno Kosten"; eine belastbare Zahl kommt aus der kostenlosen Erstberatung.
Je nach Umfang wenige Tage bis einige Wochen. Der konkrete Zeitrahmen wird in der Analysephase festgelegt.
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