Workflow Management

Workflow Management bezeichnet die Planung, Steuerung und Überwachung von strukturierten Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens. Im Kontext eines Dokumentenmanagementsystems bedeutet das: Dokumente durchlaufen automatisch definierte Bearbeitungsschritte, ohne dass Mitarbeiter manuell eingreifen oder per E-Mail koordinieren müssen.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Aufgaben, Entscheidungen und Freigaben. Ein typisches Beispiel ist die Eingangsrechnung: Sie wird erfasst, automatisch dem zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung zugewiesen, nach Freigabe an die Buchhaltung weitergeleitet und abschließend archiviert. Jeder Schritt ist protokolliert, jede Verzögerung wird sichtbar.

Vorteile digitaler Workflows

Mit digitalem Workflow Management entfallen manuelle Weiterleitungen per E-Mail, Haftzettel und Telefonrückfragen. Fristen werden automatisch überwacht und bei Überschreitung eskaliert. Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und vollständige Transparenz über den Status jedes Vorgangs.

Typische Workflow-Anwendungsfälle

Zu den häufigsten Einsatzfeldern zählen die digitale Rechnungsverarbeitung mit mehrstufigen Freigaben, Vertragsmanagement mit Fristenüberwachung, Personalakten-Prozesse sowie Dokumentenfreigaben nach ISO 9001. workcentrix konfiguriert diese Workflows individuell auf die bestehenden Prozesse des Unternehmens – ohne Standardlösung von der Stange.

Workflow Management und Systemintegration

Leistungsstarkes Workflow Management endet nicht an der DMS-Grenze. Über digitale Geschäftsprozesse und eigens entwickelte Schnittstellen bindet workcentrix ERP-Systeme, DATEV, Banking und CRM nahtlos ein – sodass Daten automatisch zwischen den Systemen fließen.