Skip to main content
Mieterakten, Objektakten und WEG-Verwaltung digital im Griff

DMS für Immobilienverwaltung

  • Objektakte
  • Mieterakte
  • Vertragsakte
Hausverwaltungen arbeiten heute mit diesen drei parallelen Aktenwelten.
Dazu kommen tausende Belege pro Jahr aus Nebenkostenabrechnungen, Grundsteuern und Wartungsverträgen. Wir bringen Ordnung in diese Struktur – mit dem deutschen DMS Amagno, eigener Software für Sonderfälle und KI-gestützter Belegverarbeitung durch unsere Tochter filehub GmbH.
30-Min. Live-Demo an Ihrer Mieterakte vereinbaren →
Branchen-Whitepaper "Digitale Hausverwaltung 2026" herunterladen

Sie kennen das.

Ein Mieter ruft an und beschwert sich über die Nebenkostenabrechnung. Sie wissen: irgendwo liegt das Übergabeprotokoll mit der korrekten Zählerablesung. Aber liegt es im Mieter-Ordner? Im Objekt-Ordner? Hat der Kollege es gescannt oder hängt es noch in seinem Postfach?

Zehn Minuten später haben Sie es gefunden. Beim nächsten Anruf fängt die Suche von vorn an.

So vergehen pro Mitarbeiter und Tag schnell **45 bis 90 Minuten reine Suchzeit**. Das ist nicht ineffizient – das ist eine systematische Schwachstelle Ihrer Aktenstruktur. Genau dafür haben wir unsere DMS-Lösung für Hausverwaltungen entwickelt.
Mieterakten, Objektakten und WEG-Verwaltung digital im Griff

DMS für Immobilienverwaltung

  • Objektakte
  • Mieterakte
  • Vertragsakte
30-Min. Live-Demo an Ihrer Mieterakte vereinbaren →
Branchen-Whitepaper "Digitale Hausverwaltung 2026" herunterladen

Sie kennen das.

Ein Mieter ruft an und beschwert sich über die Nebenkostenabrechnung. Sie wissen: irgendwo liegt das Übergabeprotokoll mit der korrekten Zählerablesung. Aber liegt es im Mieter-Ordner? Im Objekt-Ordner? Hat der Kollege es gescannt oder hängt es noch in seinem Postfach?

Zehn Minuten später haben Sie es gefunden. Beim nächsten Anruf fängt die Suche von vorn an.

So vergehen pro Mitarbeiter und Tag schnell **45 bis 90 Minuten reine Suchzeit**. Das ist nicht ineffizient – das ist eine systematische Schwachstelle Ihrer Aktenstruktur. Genau dafür haben wir unsere DMS-Lösung für Hausverwaltungen entwickelt.

Die digitale Objektakte

Baupläne, Grundbuchauszüge, Energieausweise, Versicherungspolicen, Wartungsverträge: alles, was zur Immobilie selbst gehört, liegt zentral abgelegt – einmal hochgeladen, jederzeit auffindbar. Inklusive Wiedervorlage für ablaufende Versicherungen oder fällige Wartungstermine.

Die digitale Mieterakte

Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Korrespondenz, Mahnungen, Schadenmeldungen, Kautionsnachweise: pro Mieter eine Akte, die sich automatisch füllt – ob das Dokument per Mail, Scanner oder mobiler App ankommt. Bei Mieterwechsel ist die komplette Historie in Sekunden auffindbar, auch im Streitfall vor Gericht.

Die digitale Vertragsakte

Verträge mit Hausmeistern, Energieversorgern, Aufzugsdienstleistern, Versicherungen: mit automatischer Fristenüberwachung. Verlängert sich ein Vertrag automatisch oder läuft er zu einem ungünstigen Zeitpunkt aus? Sie wissen es rechtzeitig, nicht erst, wenn die Rechnung kommt.
Der entscheidende Unterschied: Diese drei Akten sind nicht drei getrennte Ablagen. Eine Eingangsrechnung des Heizungsmonteurs wird automatisch dem richtigen Objekt, dem richtigen Vertrag und der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Ein einziger Vorgang füllt alle drei Akten gleichzeitig.

KI für die Belege, die wirklich Zeit fressen

Nebenkostenabrechnung, Grundsteuer, Verbrauchsabrechnungen: vollautomatisch verarbeitet
Die wirklich aufwendigen Belege in der Hausverwaltung sind nicht die einzelnen Mietverträge – die schreiben Sie ohnehin selbst. Es sind die hunderten Jahresverbrauchsabrechnungen, Grundsteuerbescheide und Energieabrechnungen, die jedes Jahr eintreffen, alle anders aufgebaut, alle in den richtigen Akten landen müssen, und alle Vorarbeit für die Nebenkostenabrechnung sind.

Genau hier setzt filehub an, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. filehub klassifiziert eingehende Dokumente automatisch nach Typ, liest die relevanten Werte aus, ordnet sie dem richtigen Objekt und der richtigen Position zu – und übergibt die Daten direkt vorbereitet an Ihre Buchhaltung.
Konkret bedeutet das für Ihre Hausverwaltung:
  • erbrauchsabrechnungen werden ohne manuelles Erfassen verarbeitet
  • rundsteuerbescheide landen direkt in der richtigen Objektakte mit ausgelesenen Beträgen
  • Die Nebenkostenabrechnung ist im Hintergrund schon vorbereitet, bevor jemand "Ich muss noch die NK-Abrechnung machen" sagt

Das ist kein Standard-OCR. Das ist ein lernendes System, das mit jedem Dokument besser wird – speziell für die Belegtypen der Immobilienbranche trainiert.

Eigene Softwareentwicklung: Power Tools für Amagno

Was Standard-DMS nicht können, bauen wir einfach.
Amagno ist ein leistungsfähiges deutsches DMS – aber jede Hausverwaltung hat Sonderfälle, die ein Standardprodukt nicht abdeckt. Genau dafür haben wir die Power Tools entwickelt: eine eigene Erweiterungs-Suite, die Amagno um Funktionen ergänzt, die Sie im Alltag wirklich brauchen.
  • NameChanger
    sorgt dafür, dass Dokumente automatisch sinnvoll benannt werden – auf Basis der Metadaten, die das DMS aus dem Beleg ausliest. Statt Scan_2025_03_14_113422.pdf liegt im Archiv Mietvertrag_Schmidt_Wohnung-12_2025-03-14.pdf. Suchen Sie nach einem Mietvertrag, finden Sie ihn auch am Dateinamen, ohne das Dokument öffnen zu müssen.
  • Autokontierung
    verbucht wiederkehrende Belege – etwa monatliche Wartungsrechnungen oder Energieabschläge – automatisch auf den richtigen Konten. Einmal eingerichtet, läuft das im Hintergrund.
  • IBAN-Validierung & Kontierungskontrolle
    prüfen Bankverbindungen und Kontierungen, bevor ein Beleg in die Buchhaltung übergeben wird. Falsche Kontodaten werden erkannt, bevor eine Zahlung rausgeht.
  • MultiCalc & Berechnungsfunktionen

    rechnen mehrstufige Werte direkt im DMS – etwa anteilige Verteilerschlüssel oder Vorauszahlungs-Differenzen.

  • Referenz-Engine

    verknüpft Dokumente automatisch über RegEx-Regeln auf Metadatenfeldern. Eine Reparaturrechnung findet selbständig den passenden Wartungsvertrag und das zugehörige Schadenprotokoll.

  • Werte-Kopierfunktionen

    übernehmen Werte zwischen Dokumenten und Akten, ohne dass jemand zweimal tippt.



Kein Wettbewerbs-Reseller hat diese Tools. Sie bekommen sie nur bei uns – weil wir sie selbst entwickelt haben.

Compliance, die in der Branche zählt

DSGVO, GoBD, WEG-Reform – aus einer Hand abgedeckt

Die Hausverwaltung ist eine der DSGVO-sensibelsten Branchen überhaupt. Sie verarbeiten Mieterdaten, Bonitätsauskünfte, Mahn- und Räumungsverfahren – und das nach den klaren Vorgaben des BayLDA-Musters 6 für WEG-Verwaltungen. Unsere DMS-Lösung deckt das von Anfang an ab:

Rollenbasierte Zugriffsrechte

Der Hausmeister sieht nur die Wartungsverträge, der Buchhalter nur die Rechnungen, der Eigentümer nur die eigenen Objekte

Revisionssichere Archivierung nach GoBD

Lückenlose Protokollierung jeder Änderung, gerichtlich verwertbar

Aufbewahrungsfristen automatisiert

Mietverträge 6 Jahre, steuerrelevante Belege 10 Jahre, Bauakten teils länger – das System überwacht und löscht fristgerecht

WEG-Reform 2020/22 abgebildet

Beschlussbücher, Wirtschaftspläne mit Verteilerschlüsseln, digitale Eigentümerversammlung – alles strukturiert vorgesehen

Auftragsverarbeitungsverträge

Wir liefern die juristisch geprüften Vorlagen mit

Referenzen in der Immobilienbranche

IBMVG: 9 Jahre gemeinsame Digitalisierungsreise

Seit 2017 begleiten wir die IBMVG bei ihrer DMS-Strategie. Was als Einführung von Amagno auf eigener Infrastruktur begann, ist heute eine kontinuierlich gewachsene Lösung: laufende Software-Updates, ständige Prozessoptimierung, eigene Schnittstellen über unseren NameChanger und die Power Tools – und seit Kurzem auch KI-gestützte Belegverarbeitung durch filehub für Verbrauchsabrechnungen, Grundsteuerbescheide und die Vorbereitung der Nebenkostenabrechnung.
Seit 2017 ist workcentrix unser Partner bei der DMS-Einführung und -Weiterentwicklung. Was uns bleibt: ein System, das wirklich zu unseren Prozessen passt – und ein Team, das mit uns mitdenkt.
Marcel Piroth, IBMVG mbH

Wie eine Einführung bei Ihnen ablaufen würde

Drei Phasen, klar getaktet

Phase 1 – Analyse

(2 Wochen)
Wir nehmen Ihre Aktenstrukturen, Ihre Software-Landschaft und Ihre konkreten Schmerzpunkte auf. Output: ein konkreter Umsetzungsfahrplan mit Aufwand, Zeitplan und Schnittstellen-Liste.

Phase 2 – Einrichtung

(4–8 Wochen)
Wir konfigurieren Amagno nach Ihren Aktenstrukturen, integrieren DATEV und Ihre Hausverwaltungs-Software, schulen die Power Tools für Ihre Sonderfälle ein und – wenn gewünscht – binden filehub für die KI-Klassifikation an.

Phase 3 – Schulung & Go-Live

(2 Wochen)
Individuelle Schulung Ihrer Mitarbeiter auf der fertig eingerichteten Lösung. Keine generischen DMS-Webinare, sondern Schulung an Ihren Akten, Ihren Prozessen, Ihren Belegen.
Demo buchen

Sie haben Fragen oder wünschen sich ein persönliches Beratungsgespräch? Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit einem unserer Experten. Gerne erläutern wir Ihnen Ihre Fragen und geben einen Überblick, wie unsere Lösungen Sie im Arbeitsalltag unterstützen.

Kostet der Beratungstermin etwas?

Nein! Der Beratungstermin ist kostenlos und unverbindlich.

Warum sollte ich eine Beratungstermin durchführen?

Ein Beratungstermin ermöglicht es uns einen klaren Blick für Deine Bedürfnisse und Anforderungen zu erhalten. Im Gespräch gehen wir natürlich auch auf Deine individuellen Fragen ein. Unsere Experten geben Dir einen Überblick über die verschiedenen Funktionen und die Möglichkeiten. Du erhältst damit in kurzer Zeit einen klaren Überblick, welche Lösung Dich am besten unterstützen kann. 

Jetzt Beratung vereinbaren

Experten Gespräch

Demo buchen

Sie haben Fragen?Sie wünschen sich ein persönliches Beratungsgespräch? Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit einem unserer Experten. Dieser erläutert Ihnen gerne alle Ihre Fragen und gibt Ihnen einen klaren Eindruck, wie Sie unsere Lösungen im Arbeitsalltag unterstützen.

Kostet der Beratungstermin etwas?

Nein! Der Beratungstermin ist kostenlos und unverbindlich.

Warum sollte ich eine Beratungstermindurchführen?

Ein Beratungstermin ermöglicht es uns einen klaren Blick für Deine Bedürfnisse und Anforderungen zu erhalten. Im Gespräch gehen wir natürlich auch auf Deine individuellen Fragen ein. Unsere Experten geben Dir einen Überblick über die verschiedenen Funktionen und die Möglichkeiten. Du erhältst damit in kurzer Zeit einen klaren Überblick, welche Lösung Dich am besten unterstützen kann. 

Beratung vereinbaren

FAQ

Welches DMS eignet sich für Hausverwaltungen am besten?
Für mittelständische Hausverwaltungen mit 10 bis 100 Mitarbeitern empfehlen wir Amagno – ein in Deutschland entwickeltes DMS mit GoBD-konformer Archivierung, das für die Akten-Strukturen einer Hausverwaltung mit unseren Erweiterungen optimal passt. Im Unterschied zu Standardlösungen wie M-Files oder DocuWare bekommen Sie bei uns ein deutsches Produkt, deutsches Hosting und deutschen Support – plus die Möglichkeit, individuelle Anpassungen über unsere eigene Software-Entwicklung umzusetzen.
Kann das DMS an unsere Hausverwaltungs-Software (Domus, Wodis, iX-Haus, …) angebunden werden?
Ja. Für die gängigen Systeme haben wir Schnittstellen erprobt. Falls Ihre Software nicht in der Standardliste ist, entwickeln wir die Anbindung individuell – das ist seit über zehn Jahren ein zentraler Bestandteil unserer Leistung.
Wie lange dauert die Einführung eines DMS in einer Hausverwaltung?
Bei einer mittelgroßen Hausverwaltung rechnen Sie mit 8 bis 12 Wochen vom Kickoff bis zum produktiven Go-Live. Der genaue Zeitplan hängt davon ab, wie viele Bestandsdokumente migriert werden sollen und wie viele Schnittstellen zu bestehenden Systemen aufgebaut werden müssen.
Was kostet ein DMS für eine Hausverwaltung?
Die Investition setzt sich aus drei Teilen zusammen: Lizenzkosten für Amagno (pro Nutzer/Monat), Einrichtungs- und Schulungsaufwand für Ihre individuelle Konfiguration, und optional die KI-Klassifikation durch filehub. Für eine Hausverwaltung mit 15 Mitarbeitern liegen die laufenden Kosten typischerweise im niedrigen vierstelligen Bereich pro Monat – wobei sich die Investition durch Zeitersparnis bei der Belegverarbeitung in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten amortisiert.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Amagno wird in Deutschland gehostet, alle Daten bleiben in Deutschland. Rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Logs und Aufbewahrungsfristen sind nach BayLDA-Muster 6 für WEG-Verwaltungen konfigurierbar. Die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge stellen wir bereit.