Mit dem Assistenten für Amagno stellen Sie Fragen an Ihre Dokumente in Amagno, so wie Sie eine Kollegin fragen würden: in Microsoft Teams oder in Microsoft 365 Copilot. Der Assistent sucht die passenden Dokumente, liest sie, fasst sie zusammen, wertet sie aus, vergleicht sie und schlägt auf Wunsch Änderungen vor. Er arbeitet dabei immer mit Ihren eigenen Amagno-Rechten: Sie sehen über den Assistenten nur, was Sie auch in Amagno sehen dürfen.
Was Sie brauchen
Ein Abonnement „Assistent für Amagno“ für Ihren Arbeitsbereich im workcentrix-Dashboard.
Amagno Business Cloud oder einen Amagno-Server, der aus dem Internet erreichbar ist. Ist Ihr Server nur über ein VPN erreichbar, sprechen Sie uns an.
Eine Anmeldeart für Ihre Mitarbeiter: entweder das Microsoft-Konto (Ihre Amagno-Organisation ist an Microsoft Entra ID angebunden) oder Amagno-Benutzername und Passwort.
Microsoft 365 mit Microsoft Teams. Für Microsoft 365 Copilot braucht jede Person zusätzlich eine Copilot-Lizenz.
Schritt 1: Einrichtung durch den Administrator
Als Administrator Ihres Arbeitsbereichs öffnen Sie im workcentrix-Dashboard Assistent für Amagno → KI-Dienste und starten den Einrichtungsassistenten. Er führt Sie durch sechs Schritte:
Amagno: Amagno Business Cloud oder On-Premise. Bei einem eigenen Server geben Sie die Server-Adresse ein und prüfen sie mit „Verbindung testen“.
Anmeldung: Microsoft-Konto (Entra ID) oder Amagno-Benutzername und Passwort. Die Organisations-ID brauchen Sie nur, wenn Ihre Mitarbeiter mehreren Amagno-Organisationen angehören.
KI-Dienste: Microsoft 365 Copilot und/oder Microsoft Teams. Zu jedem Dienst steht, wer die Daten verarbeitet. Hier legen Sie auch fest, ob Ihre Mitarbeiter über den Assistenten etwas ändern dürfen, zum Beispiel Merkmale setzen oder stempeln.
Einladen: Mitarbeiter aus der Amagno-Benutzerliste auswählen oder E-Mail-Adressen eingeben. Wer schon Mitglied Ihres Arbeitsbereichs ist, wird direkt freigeschaltet, alle anderen bekommen eine Einladung per E-Mail.
Microsoft 365: eine Checkliste für Ihren Microsoft-Administrator (siehe Schritt 2).
Zusammenfassung: Mit „Einrichtung abschließen“ werden die Angaben gespeichert und die Einladungen verschickt.
Alle Einstellungen können Sie später auf derselben Seite ändern, weitere Mitarbeiter laden Sie mit „Weitere einladen“ ein.
Schritt 2: Microsoft 365 vorbereiten
Diese Schritte erledigt der Microsoft-Administrator Ihres Unternehmens einmalig:
Er erteilt der App „workcentrix Amagno-Assistent“ die Freigabe. Den Link dazu finden Sie im Einrichtungsassistenten.
Er gibt im Teams Admin Center die App „Assistent für Amagno“ für Ihre Mitarbeiter frei und heftet sie bei Bedarf an.
Für Microsoft 365 Copilot weist er den Mitarbeitern eine Copilot-Lizenz zu.
Schritt 3: Zugang für jeden Mitarbeiter
Jede Person öffnet einmalig im workcentrix-Dashboard Assistent für Amagno → Mein Zugang:
Anmeldung mit Microsoft-Konto: „Mit Microsoft verbinden“ wählen und mit demselben Microsoft-Konto anmelden, mit dem Sie Teams und Amagno verwenden. Ein Amagno-Passwort wird nicht gespeichert.
Anmeldung mit Amagno-Zugangsdaten: Amagno-Benutzername und Passwort eingeben und „Speichern und prüfen“ wählen. Die Zugangsdaten werden erst nach einer erfolgreichen Testanmeldung gespeichert, und zwar verschlüsselt. Für Teams und Copilot verbinden Sie zusätzlich Ihr Microsoft-Konto, damit der Assistent Sie dort erkennt.
Gehören Sie zu mehreren Arbeitsbereichen mit dem Assistenten, wählen Sie auf derselben Seite, mit welchem Teams und Copilot arbeiten.
Schritt 4: Die erste Frage
In Microsoft Teams öffnen Sie die App „Assistent für Amagno“ und schreiben Ihre Frage in den persönlichen Chat. Drei Befehle helfen dabei:
/beispiele zeigt Beispielfragen für verschiedene Abteilungen.
/neu beginnt ein neues Gespräch. Das hilft, wenn Sie das Thema wechseln.
/trennen setzt das Gespräch zurück. Ihre Verbindung im Dashboard bleibt bestehen.
In Microsoft 365 Copilot wählen Sie im Copilot Chat unter „Agents“ den „Assistent für Amagno“ und stellen Ihre Frage oder wählen einen der Gesprächseinstiege. Beim ersten Mal melden Sie sich einmal an, am besten im Browser oder in Teams.
Beispiele
„Welche Dokumente sind diese Woche neu in meinen Ablagen?“
„Fasse die wichtigsten Inhalte des Vertrags mit Müller GmbH zusammen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Preise.“
„Wie hoch ist die Summe der offenen Rechnungen je Lieferant?“
„Was kannst du alles?“
Was der Assistent kann
Dokumente finden und öffnen: über Suchbegriffe, Merkmale, Zeiträume, Stempel und Magnete, dazu neue Dokumente und Ihre Aufgaben.
Bestimmte Angaben in einem Dokument finden: Konditionen, Preise, Fristen oder Klauseln mit Seitenangabe.
Dokumente zusammenfassen: auch lange Verträge und Akten, vollständig gelesen.
Summen und Auswertungen: zählen und summieren über alle passenden Dokumente, auf Wunsch als Excel-Datei.
Zwei Dokumente vergleichen: Unterschiede mit Seitenangaben, Angebote auf Wunsch als Excel-Tabelle.
Merkmale setzen, stempeln und Dateien ablegen: immer erst nach Ihrer Bestätigung.
Sie können auch den Assistenten selbst fragen, zum Beispiel „Wie vergleiche ich zwei Verträge?“. Er antwortet aus dieser Wissensdatenbank und nennt den passenden Artikel.
Rechte und Datenschutz
Der Assistent meldet jede Person einzeln bei Amagno an. Er sieht und ändert nur, was die Person in Amagno sehen und ändern darf.
Änderungen führt er nur aus, wenn Ihr Administrator sie erlaubt hat und die Person jede einzelne Änderung bestätigt. Alle ausgeführten Änderungen stehen im Änderungsprotokoll.
In Teams verarbeitet die workcentrix-KI (Mistral) Ihre Fragen und die dafür nötigen Dokumentinhalte, in Copilot Microsoft. Teams-Chatverläufe speichern wir verschlüsselt und löschen sie nach 30 Tagen ohne neue Nachricht.
Häufige Fragen zur Einrichtung
Der Assistent antwortet in Teams, dass er mich nicht kennt. Was fehlt?
Meist ist das Microsoft-Konto noch nicht verbunden oder es ist ein anderes Konto als in Teams. Öffnen Sie im Dashboard „Assistent für Amagno → Mein Zugang“ und verbinden Sie Ihr Microsoft-Konto (erneut).
Copilot antwortet allgemein und findet keine Dokumente. Woran liegt das?
Ohne Microsoft 365 Copilot-Lizenz ruft Copilot den Assistenten nicht auf. Prüfen Sie außerdem, ob Sie im Copilot Chat den Agenten „Assistent für Amagno“ gewählt haben und angemeldet sind.
Der Assistent meldet, dass meine Organisation den Dienst nicht freigegeben hat.
Dann ist der KI-Dienst (Teams oder Copilot) für Ihren Arbeitsbereich noch nicht eingeschaltet. Ihr Administrator schaltet ihn unter „Assistent für Amagno → KI-Dienste“ frei.
Antwortet der Assistent auch in Gruppenchats und Kanälen?
Ja, wenn Ihr Administrator das unter „KI-Dienste“ erlaubt hat. Erwähnen Sie den Assistenten dann mit @. Er nutzt die Amagno-Rechte der fragenden Person, die Antwort lesen aber alle Mitglieder des Chats.