Wie viel ist noch offen, welcher Lieferant liegt vorn, wie viele Rechnungen kamen pro Monat? Für solche Fragen zählt und summiert der Assistent für Amagno über alle passenden Dokumente und gruppiert das Ergebnis. Er rechnet dabei nicht aus einer Trefferliste, sondern liest die Merkmale aller passenden Dokumente aus.
Was der Assistent auswerten kann
Anzahl der passenden Dokumente
Summen über bis zu drei Zahlenmerkmale, zum Beispiel Betrag netto und Betrag brutto
Gruppiert nach einem Merkmal (Lieferant, Status, Kostenstelle, Freigeber), nach Dokumenttyp oder nach Monat, Quartal oder Jahr eines Datums
Die Filter sind dieselben wie bei der Suche: Dokumenttyp, Merkmale, Zeitraum, Stempel oder Magnet, siehe Dokumente finden.
Beispiele
„Wie hoch ist die Summe der offenen Rechnungen je Lieferant?“
„Wie viele Eingangsrechnungen hatten wir 2026 pro Monat?“
„Welche Kostenstelle hat in diesem Jahr die höchsten Rechnungsbeträge?“
„Wie viele Verträge gibt es je Dokumenttyp in der Ablage Verträge?“
So liest sich das Ergebnis
Der Assistent nennt die Filter, die Gesamtzahl, die Gesamtsumme und die wichtigsten Gruppen. Gezeigt werden die 20 größten Gruppen, auf Wunsch bis zu 50; der Rest erscheint gesammelt als „Übrige“.
Monate, Quartale und Jahre stehen in zeitlicher Reihenfolge, alle anderen Gruppen nach Summe oder Anzahl. Dokumente ohne Wert im Merkmal stehen unter „(ohne Wert)“.
Gleiche Werte in unterschiedlicher Schreibweise werden zusammengezählt, etwa „Müller GmbH“ und „müller gmbh“.
Hat ein Dokument mehrere Werte in einem Merkmal, zählt es in jeder dieser Gruppen. Die Gruppen ergeben dann zusammen mehr als die Gesamtsumme; der Assistent weist darauf hin.
Als Excel-Tabelle herunterladen
Im Chat sind lange Tabellen unübersichtlich, in Teams werden sie gar nicht als Tabelle dargestellt. Nach einer Auswertung oder einem Vergleich bietet der Assistent deshalb an, das Ergebnis als Excel-Datei bereitzustellen. Antworten Sie einfach mit „Ja“ oder fragen Sie direkt danach.
Die Datei hat zwei Blätter: „Auswertung“ mit allen Gruppen (nicht nur den 20 größten) und der Gesamtzeile, „Dokumente“ mit jedem ausgewerteten Dokument, seiner Nummer, dem Namen, der Dokumentart, dem Gruppenwert, den Beträgen, dem Erstelldatum und einem Link zum Öffnen. So geht auch eine vollständige Dokumentliste, etwa alle Rechnungen eines Lieferanten aus diesem Jahr.
In Teams erscheint unter der Antwort eine Karte mit der Schaltfläche „Excel herunterladen“, in Copilot ein Link.
Der Link gilt 60 Minuten und ist nur für Sie bestimmt. Die Datei wird beim Herunterladen erzeugt und bei workcentrix nicht gespeichert. Danach fragen Sie einfach erneut.
In Gruppenchats und Kanälen gibt es keine Excel-Dateien, weil alle Mitglieder den Link öffnen könnten. Fragen Sie dafür im persönlichen Chat.
Beispiele
„Ja, bitte als Excel.“
„Erstelle mir eine Excel-Liste aller offenen Rechnungen von Müller GmbH.“
Grenzen
Ausgewertet werden bis zu 2.000 Dokumente. Gibt es mehr Treffer, sagt der Assistent, dass das Ergebnis unvollständig ist, und schlägt eine Eingrenzung vor, zum Beispiel auf ein Jahr.
Mindestens ein Filter ist nötig, zum Beispiel ein Dokumenttyp oder ein Status. Eine Summe über eine ganze Ablage ohne Eingrenzung ist nicht möglich.
Summiert werden nur Zahlenmerkmale. Steht ein Betrag in Amagno als Text, kann der Assistent ihn nicht addieren.