Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der sich mit der Verwaltung und Buchung von Eingangsrechnungen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten befasst. Der Begriff leitet sich vom lateinischen creditor (Gläubiger) ab. In der Praxis ist die Kreditorenbuchhaltung oft einer der arbeitsintensivsten manuellen Prozesse im Unternehmen – und gleichzeitig einer der größten Hebel für Digitalisierung.

Typische Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Zu den Kernaufgaben zählen der Empfang und die Prüfung von Eingangsrechnungen, die Zuordnung zu Bestellungen oder Lieferungen (Three-Way-Match), die sachliche und rechnerische Freigabe, die Buchung in der Finanzbuchhaltung sowie die fristgerechte Zahlung. Jeder dieser Schritte ist im papierbasierten Prozess fehleranfällig und zeitaufwändig.

Digitale Kreditorenbuchhaltung mit DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem automatisiert den gesamten Kreditorenprozess: Eingangsrechnungen – ob per Post, E-Mail oder als E-Rechnung – werden automatisch per OCR erfasst, ausgelesen und klassifiziert. Der konfigurierte Freigabe-Workflow leitet die Rechnung an die zuständigen Prüfer weiter, protokolliert jeden Schritt und eskaliert bei Überschreitung der Zahlungsfrist automatisch.

DATEV-Integration und Dunkelbuchung

Der Abschluss des Prozesses ist die Übergabe an DATEV oder das ERP-System. Über die DATEV Schnittstelle von workcentrix werden Buchungssatz und Belegbild gemeinsam übergeben. Bei eindeutigen Rechnungen ohne Rückfragebedarf entsteht dabei eine Dunkelbuchung – eine vollautomatische Buchung ohne manuellen Eingriff.

Skontogewinne und GoBD-Konformität

Schnellere Durchlaufzeiten bedeuten konkret: Skontofristen werden eingehalten, Skontopotenziale genutzt. Gleichzeitig sind alle Belege GoBD-konform im revisionssicheren Archiv abgelegt – jederzeit abrufbar, unveränderbar, vollständig protokolliert. Das schützt bei Betriebsprüfungen und vereinfacht den Jahresabschluss erheblich.