Der Assistent für Amagno kennt die Namen Ihrer Ablagen, ihre Merkmale und Dokumenttypen. Was in welcher Ablage liegt und welche Begriffe Ihre Organisation verwendet, weiß er aber nicht von selbst. Mit wenigen Sätzen helfen Sie ihm, Fragen wie „die Personalakte von Müller“ oder „die offenen Posten“ richtig zuzuordnen. Diese Seite richtet sich an Administratoren.
So hinterlegen Sie die Hinweise
Im workcentrix-Dashboard Assistent für Amagno → KI-Dienste öffnen.
Im Abschnitt „Ablagen und Begriffe“ auf Ablagen und Begriffe bearbeiten klicken.
Unter „Ablagen“ je Ablage den Namen und eine kurze Beschreibung eintragen: was dort liegt und welche Merkmale wichtig sind.
Unter „Begriffe Ihrer Organisation“ eigene Abkürzungen und Bezeichnungen erklären, eine pro Zeile.
Beispiele
Ablage „Personal“: Personalakten, je Mitarbeiter ein Ordner über das Merkmal Personalnummer; Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen.
Ablage „Finanzen“: Eingangs- und Ausgangsrechnungen; offene Rechnungen haben den Status Offen, das Merkmal Betrag ist der Bruttobetrag.
Begriff: OP = offene Posten, also Rechnungen mit Status Offen.
Begriff: RV = Rahmenvertrag, Dokumenttyp Vertrag mit Vertragsart Rahmenvertrag.
Wie der Assistent die Hinweise nutzt
Jede Person bekommt nur die Beschreibungen der Ablagen, die sie in Amagno sehen darf. Ablagen, auf die jemand keinen Zugriff hat, bleiben für ihn auch in den Hinweisen unsichtbar.
Die Hinweise helfen bei der Zuordnung, ersetzen aber keine Suche: Aussagen über Dokumente stammen immer aus Amagno selbst.
Anweisungen in den Beschreibungen befolgt der Assistent nicht. Schreiben Sie deshalb Erklärungen, keine Befehle.
Grenzen
Sie können bis zu 50 Ablagen mit je bis zu 500 Zeichen beschreiben, dazu bis zu 4.000 Zeichen Begriffe. Kurze, sachliche Sätze funktionieren am besten.