Werte automatisch verändern oder ergänzen

Dateinamen von gescannten Dokumenten sind kryptisch und nichtssagend. Aber auch digitale Dateien, die von extern empfangen werden, sind nicht immer aussagekräftig.

• Stell dir bitte eine E-Mail vor, an die Du mehrere Dateien mit unterschiedlichem Inhalt aus amagno anfügst. Für Dich und die Empfänger ist es deutlich einfacher den Überblick zu behalten, wenn man weiß, was sich in den Dateien befindet.
• Oder denke an eine lange Liste mit Dateien, die Du mit einer weiteren Person abstimmen musst. Nach welchem Kriterium sortierst oder filterst Du diese nichtssagenden Dateien? Das sind nur zwei von vielen Beispielen, bei denen lesbare Dateinamen von großem Vorteil sind.

Mit der Funktion NameChanger innerhalb der power tools hast Du nun die Möglichkeit, Dateinamen logisch und dynamisch aufzubauen und bestehende Dateinamen einfach zu ändern.

Akten, Reklamationen, Bestellungen und andere Vorgänge haben oft eine Sache gleich. Sie stehen über eine Referenz mit zugehörigen Dokumenten in Verbindung.

Dies kann man in amagno manuell vornehmen, ebenfalls hilft hier, dass Dateianhänge einer E-Mail bereits automatisch mit der zugehörigen E-Mail verknüpft werden.

Zu einer transparenten Fallbearbeitung, zum Beispiel bei Reklamationen, ist es aber oft geboten, auch eine Referenz in Merkmalen aller verknüpfter Dokumente vorzuhalten.

Über die Referenzieren-Funktion ist genau dies Möglich.

Aber nicht nur das! Oft steht die Referenz, zum Beispiel eine Reklamationsnummer, im fließenden Text, in der Betreffzeile, oder im Body der E-Mail.
Die Funktion "Referenzieren" erkennt Referenzen und speichert diese gezielt in vorgegebenen Merkmalen, des ausgelesenen Dokumentes, sowie aller damit verbundener Dokumente und Dateien und ermöglicht darüber eine klare Verbindung.

Um die Referenzsuche so erfolgreich wie möglich zu gestalten verwenden wir in den power tools regular expressions nach dem PHP-Standard. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Knowledgebase.

Die Deutsche Post bietet Gewerbekunden einen Scan-Service, bei dem die adressierte Post gescannt wird, ausgenommen sehr großer Dokumente sowie Katalogen.

Die Dokumente werden inhaltlich getrennt. Das heißt, besteht der Inhalt eines Briefes zum Beispiel aus einem Anschreiben und einer Rechnung, werden diese Dokumente in zwei unterschiedlichen Dateien gespeichert. Das ist auch gut so, da die Magnetisierung in amagno so die einzelnen Dateien dokumentenspezifisch verarbeiten kann. Im Anschluss werden die Dateien auf einem sicheren Server zum Abruf bereitgestellt und können zum Beispiel über FTP in amagno übertragen werden.

Was den Dokumenten nun allerdings fehlt ist eine direkte Verbindung miteinander, sofern in einer Sendung unterschiedliche Dokumente enthalten waren. Eine direkte Zusammengehörigkeit ist so nicht auf einen Blick erkennbar. Die Funktion E-POSTSCAN in den power tools für amagno übernimmt diese Aufgabe für Dich. Sie ergänzt sie um relevante Dateiinformationen.

Bei Splitbuchungen, oder auch Splittbuchung genannt, werden Rechnungsbeträge aufgeteilt bzw. gesplittet und diese dann auf unterschiedlichen Konten im Soll oder Haben gebucht. Auch Teilbeträge werden so Kostenstellen zugewiesen.

Die Erzeugung von Splitbuchungen ist auch in amagno möglich. Hierfür wird ein Stempel mit den notwendigen Merkmalen (Multimerkmal-Set) mehrfach aufgetragen. Die einzelnen Split-Positionen sind dann an der Rechnung ersichtlich.

Nach der Erstellung aller Splibuchungen erfolgt die Gegenprüfung, da die Summe aller Splits dem Rechnungsbetrag gleich sein muss. Analog erfolgt dies für jede Kontierung separat mit einem Taschenrechner oder in Excel.

Die Funktion Teilbeträge validieren in den power tools für amagno ermöglicht es, das Summenprodukt aller Splits automatisch prüfen zu lassen. Stimmt das Ergebnis mit dem Gesamtbetrag überein, läuft der Beleg im Workflow weiter. Sollte in der Kontierung eine Differenz auftreten, wird der fehlerhafte Beleg markiert und kann korrigiert werden.

Die Funktion Stempeln stempelt Dokumente automatisch. So werden unterschiedliche Aktionen automatisch ausgelöst.
- einfaches Sichtstempeln
- Veränderung von Merkmalen oder dem Status
- Stempeln mit E-Mail-Versand an dynamisch referenzierte Empfänger
- Aufruf anderer Aktionen