Langzeitarchivierung

Langzeitarchivierung bezeichnet die dauerhafte, revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten und Daten über einen Zeitraum von zehn Jahren und mehr. Im Gegensatz zur operativen Dokumentenablage im Tagesgeschäft geht es bei der Langzeitarchivierung darum, dass Informationen auch nach Jahrzehnten noch lesbar, auffindbar und rechtlich verwertbar sind – selbst wenn die ursprüngliche Software längst nicht mehr existiert.

Warum Langzeitarchivierung?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen verlangen in Deutschland die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen für sechs bis zehn Jahre (HGB, AO). In bestimmten Branchen gelten deutlich längere Fristen: Im Maschinenbau etwa müssen technische Unterlagen über den gesamten Produktlebenszyklus und darüber hinaus vorgehalten werden. Im Gesundheits- und Pharmabereich können Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahre betragen.

Technische Anforderungen

Langzeitarchivierung stellt besondere technische Anforderungen: Dateiformate müssen langzeitstabil sein – PDF/A ist hierfür der international anerkannte Standard. Das Archiv muss vor Manipulation geschützt sein (Unveränderbarkeit), regelmäßige Integritätsprüfungen durchführen und Migrationen auf neue Speichermedien unterstützen, ohne die Beweiskraft der Dokumente zu beeinträchtigen.

Langzeitarchivierung mit Amagno

Das Amagno DMS speichert Dokumente standardmäßig im revisionssicheren Archiv mit automatischer Formatkonvertierung nach PDF/A. Aufbewahrungsfristen werden pro Dokumenttyp hinterlegt und automatisch überwacht – abgelaufene Fristen werden zur Löschfreigabe vorgeschlagen, noch laufende Fristen sind jederzeit transparent einsehbar. Das entspricht den Anforderungen der GoBD sowie der DSGVO.

Branchenspezifische Anforderungen

workcentrix richtet die Langzeitarchivierung individuell auf die branchenspezifischen Aufbewahrungsfristen ein: für die Immobilienverwaltung mit langen Vertragsfristen, für die Produktion und den Maschinenbau mit Dokumentationspflichten nach Maschinenrichtlinie sowie für kommunale Betriebe mit bis zu 30-jährigen Aufbewahrungsfristen.