Homeoffice-Archivierung

Homeoffice-Archivierung bezeichnet die rechtskonforme Ablage und Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten durch Mitarbeiter, die außerhalb des Firmensitzes arbeiten. Mit der Zunahme von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen stehen viele Unternehmen vor der Frage: Wie wird sichergestellt, dass Dokumente auch im Homeoffice GoBD-konform archiviert werden – und nicht als lokale Kopie auf dem privaten Laptop verschwinden?

Das Problem: unkontrollierte Dokumentenablage

Ohne zentrale Lösung neigen Mitarbeiter im Homeoffice dazu, Dokumente lokal zu speichern, per E-Mail weiterzuleiten oder auf privaten Cloud-Diensten abzulegen. Das führt zu Versionskonflikten, fehlender Revisionssicherheit und möglichen DSGVO-Verstößen. Steuerrelevante Belege, die nicht im zentralen Archiv landen, können bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden.

Lösung: zentrales DMS mit Homeoffice-Zugriff

Ein Dokumenten Management System löst dieses Problem grundlegend: Jeder Mitarbeiter archiviert Dokumente direkt über den Browser oder die App – unabhängig davon, ob er im Büro, im Homeoffice oder unterwegs ist. Das Dokument landet sofort revisionssicher im zentralen Archiv, inklusive Zeitstempel und Benutzerprotokoll. Privatlaptop oder Firmengerät spielt dabei keine Rolle.

Homeoffice und GoBD

Die GoBD macht keinen Unterschied, wo ein Dokument erzeugt oder empfangen wird – die Archivierungspflicht gilt in jedem Fall. Eingangsrechnungen, die per E-Mail im Homeoffice eingehen, müssen genauso unveränderbar archiviert werden wie solche, die im Büro ankommen. Mit Amagno und der workcentrix-Einrichtung ist das standortunabhängig sichergestellt.

Praktische Umsetzung

workcentrix richtet das DMS so ein, dass Mitarbeiter im Homeoffice denselben Archivierungskomfort haben wie im Büro: automatische E-Mail-Archivierung per Outlook-Add-in, Dokumenten-Upload per Drag & Drop im Browser und Workflow-Freigaben auf dem Smartphone. Kein lokales Speichern, kein E-Mail-Pingpong, kein Compliance-Risiko.