Die E-Mail ist das wichtigste geschäftliche Kommunikationsmedium – und damit auch ein zentrales Compliance-Thema. Denn viele E-Mails sind keine flüchtige Kommunikation, sondern aufbewahrungspflichtige Geschäftsdokumente. Wer das übersieht, riskiert Verstöße gegen handels- und steuerrechtliche Vorschriften.
E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
Geschäftliche E-Mails mit steuer- oder handelsrechtlich relevantem Inhalt – etwa Auftragsbestätigungen, Rechnungen im Anhang oder Vertragskorrespondenz – unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und müssen GoBD-konform archiviert werden: vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar. Eine E-Rechnung im Anhang erbt dabei die Aufbewahrungspflicht der Rechnung selbst.
Backup ist keine Archivierung
Ein verbreiteter Irrtum: Ein E-Mail-Backup erfüllt die Anforderungen nicht. Backups dienen der Wiederherstellung, lassen sich aber überschreiben und verändern – sie sind nicht revisionssicher. Eine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung legt eingehende und ausgehende Nachrichten unveränderbar ab, mit Zeitstempel und Protokoll, getrennt vom operativen Postfach.
E-Mail-Archivierung im DMS
Im Dokumentenmanagementsystem lässt sich die Archivierung automatisieren: Über ein Outlook-Add-in werden relevante E-Mails per Klick oder regelbasiert ins revisionssichere Archiv übernommen – inklusive Anhänge. Die archivierte Mail ist anschließend durchsuchbar und kann mit zugehörigen Vorgängen (etwa der passenden Kunden- oder Lieferantenakte) verknüpft werden.
E-Mail und Datenschutz
E-Mails enthalten häufig personenbezogene Daten und fallen damit unter die DSGVO. Wer Mails archiviert, muss Zugriffsrechte sauber steuern und Löschfristen beachten. workcentrix richtet die E-Mail-Archivierung mit Amagno so ein, dass Aufbewahrungspflicht und Datenschutz gleichermaßen erfüllt sind – standortunabhängig, auch im Homeoffice.