Magnetisierung in Amagno: Wiederkehrende Dokumente Schritt für Schritt einlernen und automatisch erfassen

Es ist Monatsanfang, und wieder landen Dutzende Rechnungen desselben Lieferanten in Ihrer Ablage. Bisher haben Sie jede einzeln geöffnet, Rechnungsdatum und Lieferant abgetippt und in den passenden Ordner geschoben. Genau an dieser Stelle setzt die Magnetisierung an – der Begriff, um den es in diesem Beitrag geht.

Magnetisierung ist in Amagno der Vorgang, bei dem Sie einem Dokument einen Dokumenttyp (etwa „Rechnung") und die dazugehörigen Merkmale (etwa „Rechnungsdatum", „Lieferant") zuweisen. Das Besondere: Erfassung und Einlernen passieren in einem Arbeitsschritt. Anders als bei klassischen Scanprofilen, die separat programmiert und antrainiert werden müssen, entsteht das sogenannte Magnetisierungsprofil direkt, während Sie ein Dokument bestimmen. Amagno merkt sich, welche Information an welcher Position steht – und erkennt vergleichbare Dokumente künftig wieder.

Schritt 1: Das erste Dokument einlernen

Nehmen wir die erste Rechnung eines neuen Lieferanten. Sie ist Amagno noch unbekannt – Dokumenttyp und Merkmale sind leer. Über das Themenmenü Aufgaben wählen Sie die Aufgabe Magnetisieren und öffnen die Datei per Doppelklick im Magnetisierungsdialog.

Dort erledigen Sie drei Dinge in einem Zug: Sie bestimmen die Dokumenttypkategorie und den Dokumenttyp (hier „Rechnung"), Sie legen die passenden Merkmalsets fest, und Sie tragen die Merkmale ein – Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum. Danach bestätigen Sie den Dialog. Fertig ist nicht nur die Erfassung dieses einen Belegs, sondern auch das Profil, mit dem Amagno den nächsten gleichen Beleg wiedererkennt.

Schritt 2: Die Wiedererkennung greift

Kommt am nächsten Tag die zweite Rechnung desselben Lieferanten herein, prüft Amagno sie gegen die vorhandenen Profile. Passt ein Profil, werden Dokumenttyp und Merkmalswerte automatisch ausgelesen – Sie tippen nichts mehr ab. Statt Ordner anzulegen, legen Sie also einmalig Merkmale fest, und mit jedem eingelernten Dokument wächst die Trefferquote.

Wichtig für die Erwartung im Alltag: Jeder Lieferant hat sein eigenes Layout, und Quelle sowie Bildqualität schwanken (Scan, E-Mail, PDF). Deshalb kann es sein, dass Sie für dieselbe Dokumentart anfangs mehrfach magnetisieren müssen, bis genug Profile vorliegen. Das ist normal – und der Grund, warum die Automatisierung mit der Zeit spürbar zunimmt. Wie sich das über Wochen entwickelt, zeigt der Beitrag Dokumente einmal einlernen, dauerhaft automatisch erkennen.

Schritt 3: Korrigieren, wenn die Erkennung danebenliegt

Manchmal erkennt Amagno einen Wert nicht sauber – etwa bei schlechter OCR-Qualität. Über den Schwellenwert OCR steuern Sie, ab welcher Erkennungsqualität ein Wert ohne Nachfrage übernommen wird. Bei kritischen Daten wie Beträgen ist ein hoher Wert sinnvoll; liegt die Qualität darunter, legt Amagno das Merkmal zur Korrektur im Dialog vor. Zusätzlich prüft eine Normalisierung typische Erkennungsfehler – etwa ein „O", das in einem Zahlenfeld eine Null sein muss.

Hat die Wiedererkennung einen falschen Dokumenttyp vergeben, korrigieren Sie das über Re-Magnetisieren in der Registerkarte Merkmale. Dadurch wird das fehlerhafte Profil künftig nicht mehr verwendet.

Pro-Tipp: Ein sauberes Muster-Exemplar statt vieler halbgarer Versuche

Nehmen Sie zum ersten Einlernen eines neuen Lieferanten bewusst ein gut lesbares Exemplar – ein sauber gescanntes oder direkt digitales PDF, gerade ausgerichtet, ohne Stempel oder Notizen. Genau dieses Exemplar bildet das Magnetisierungsprofil, an dem sich alle künftigen Belege orientieren. Lernen Sie dagegen zuerst einen schiefen, blassen Fax-Scan ein, entsteht ein schwaches Profil, das später zu Fehlerkennungen führt – und mehr Nacharbeit kostet, als es spart.

Der Grund liegt in der Mechanik: Ein Profil verknüpft Information mit Position. Je klarer die Vorlage, desto zuverlässiger findet Amagno dieselben Felder auf dem nächsten Beleg. Ein einziges, sorgfältig magnetisiertes Muster-Exemplar pro Lieferant ist deshalb mehr wert als fünf schnell durchgeklickte.

Wann sich der Aufwand lohnt

Die Magnetisierung nimmt Ihnen die Fleißarbeit nicht am ersten Tag ab – sie verschiebt sie: vom täglichen Abtippen zum einmaligen Einrichten. Bei wiederkehrenden Dokumenten wie Eingangsrechnungen zahlt sich das schnell aus. Gleichen Sie vorab mit echten Beispieldokumenten ab, ob die Erkennung für Ihre Dokumentarten trägt – die Automatisierung unterstützt Ihre Arbeit, hängt aber von Faktoren wie Bildqualität und Quelle ab.

Wie Amagno grundsätzlich aufgebaut ist, erklärt die Übersicht zum DMS Amagno, und für wiederkehrende Sonderfälle in der Belegverarbeitung lohnt ein Blick auf die Power Tools für Amagno.