Magnetisierung in Amagno: Dokumente einmal einlernen, dauerhaft automatisch erkennen

Es ist Freitagnachmittag, der Rechnungsstapel wächst, und Sie legen zum gefühlt tausendsten Mal eine Lieferantenrechnung im gleichen Ordner ab. Und das, nachdem Sie den Ordner erst mühsam gesucht haben. Genau an dieser Stelle taucht in Amagno ein Begriff auf, der zunächst technisch klingt: Die Magnetisierung

Magnetisieren bedeutet in Amagno, für eine Datei festzulegen, was sie ist und welche ihrer Inhalte relevant sind – statt sie in eine feste Ordnerstruktur zu zwingen. Sie bestimmen also einmal eindeutige Merkmale, und Amagno kann gleichartige Dokumente danach automatisiert wiedererkennen. Im internationalen Umfeld wird ein ähnliches Prinzip als „Tagging" bezeichnet.

Was der Begriff konkret bezeichnet

Der entscheidende Unterschied zum klassischen Dateisystem: Sie legen einmalig Merkmale fest, statt Ordner zu erstellen. Eine Rechnung ist dann nicht mehr „die Datei im Ordner Lieferant XY", sondern ein Dokument vom Typ „Rechnung" mit Merkmalen wie Rechnungsdatum, Lieferant und Rechnungsnummer.

Amagno unterteilt diesen Vorgang grundsätzlich in drei Stufen. Zuerst legen Sie den Dokumenttyp fest, zum Beispiel „Rechnung". Danach bestimmen Sie weitere relevante Merkmale und deren Werte, wobei logisch zusammengehörige Merkmale in sogenannten Merkmalsets verwaltet werden. Dieser Schritt ist optional, aber besonders für die automatische Wiedererkennung wichtig. Zuletzt recherchieren und verwalten Sie über diese Merkmalstruktur oder die Suche.

Was das System dabei tatsächlich tut

Beim Magnetisieren erfasst Amagno nicht nur die Daten, es erstellt zugleich ein sogenanntes Magnetisierungsprofil. Dieses Profil ist die Summe aus Information und ihrer Position auf dem Dokument. Weil jeder Lieferant in der Regel ein eigenes Layout hat, stehen Rechnungsdatum oder Rechnungsnummer bei jedem an anderer Stelle. Genau diese Kombination merkt sich das System.

Der Clou: Erfassung und Training passieren in einem einzigen Vorgang. In anderen Lösungen heißen solche Profile oft „Scanprofile" und müssen aufwendig antrainiert oder sogar programmiert werden. In Amagno entsteht das Profil, während Sie das Dokument bearbeiten.

Beim Auslesen hilft eine Texterkennung mit, die pro Wort eine Erkennungswahrscheinlichkeit errechnet. Liegt die Qualität über einem einstellbaren Schwellenwert, wird der Wert direkt übernommen; liegt sie darunter, legt Amagno das Dokument zur Korrektur vor. Ergänzend führt das DMS Plausibilitätskontrollen durch. Etwa, indem sie bei einem Zahlenmerkmal ein fälschlich erkanntes „O" durch eine Null ersetzt oder Dezimaltrenner richtig setzt.

Warum sich der Aufwand nach hinten verschiebt

Anfangs kann es passieren, dass Sie für dieselbe Dokumentart öfter magnetisieren müssen. Etwa bei unterschiedlicher Bildqualität, verschiedenen Quellen wie Scan, Fax oder E-Mail oder abweichenden Skalierungen. Für jede dieser Varianten kann Amagno ein eigenes Magnetisierungsprofil anlegen. Mit jedem neuen Profil steigt aber die Automatisierung der Erkennung.

Der Aufwand verschwindet nicht, er verlagert sich vom täglichen manuellen Erfassen zum einmaligen Anlernen. Neue Dokumente erhalten anschließend automatisch ihre Merkmale, deren Werte ausgelesen statt abgetippt werden. Ehrlich bleibt dabei: Die automatische Erkennung hängt von vielen, auch technischen Faktoren ab. Amagno kann nicht zusichern, dass jede Dokumentform automatisch wiedererkannt wird. Deshalb lohnt es sich, die Verwendbarkeit vorab an echten Beispieldokumenten zu prüfen.

Pro-Tipp: Starten Sie mit dem manuellen Modus

Wenn Sie neu einsteigen, wählen Sie in den Magnetisierungs-Einstellungen der Ablage zunächst das manuelle Magnetisieren. In diesem Modus werden alle Dateien erst einfach indexiert und sind sofort in der Strukturansicht sichtbar. Sie magnetisieren dann gezielt die Dokumente, die tatsächlich wiederkehren.

Das hat einen praktischen Grund: Bei aktivierter automatischer Magnetisierung erscheinen Dateien erst nach der Magnetisierung in der Struktur, und der Vorgang lässt sich für einzelne Dokumente nicht nachträglich abbrechen. Im manuellen Modus behalten Sie die Übersicht, bauen Ihre Profile Dokumentart für Dokumentart sauber auf und vermeiden, dass Ausreißer wie E-Mails versehentlich falsche Profile erzeugen. Sind die häufigsten Belegtypen erst einmal sicher eingelernt, können Sie später auf halbautomatisches oder automatisches Magnetisieren umstellen.

Wie sich dieses Prinzip in konkreten Abläufen niederschlägt, zeigen unsere Amagno-Lösungen für den Mittelstand. Wo ein Beleg zusätzlich aus Fremdsystemen angereichert werden soll, greifen die Power Tools für Amagno und unsere Integrationen.

Wer einmal erlebt hat, wie ein bekannter Lieferant nach dem zweiten Beleg von selbst richtig erkannt wird, sucht keinen Ordner mehr – er prüft nur noch.