Power Tools für Amagno: Die Erweiterungsplattform

Amagno bietet im Standardumfang eine robuste Basis für das Dokumentenmanagement. Für spezialisierte Anforderungen entwickeln wir Power Tools AddOns, modular buchbare Erweiterungen und Schnittstellen, die Ihren DMS-Funktionsumfang präzise erweitern.

Modular, nicht monolithisch

Im Gegensatz zu aufgeblähten Komplettlösungen können Sie mit den Power Tools genau die Bausteine hinzufügen, die Sie brauchen. Jedes Tool ist selbstständig wartbar und weiterentwickelbar, ohne die Kernanwendung zu belasten.

So arbeiten die Power Tools

Jedes Power Tool überwacht einen Magneten in Amagno. Sobald ein Dokument dort eintrifft, wird die konfigurierte Aufgabe automatisch ausgeführt: Werte werden berechnet, geprüft, übertragen oder Dokumente miteinander verbunden. Anschließend setzt das Tool den festgelegten Stempel, das Dokument verlässt den Magneten und läuft im normalen Amagno-Workflow weiter. Ihre Mitarbeiter merken vom Ablauf nichts, außer dass die Arbeit bereits erledigt ist.

Verfügbare Funktionen

Rechnen und Werte ermitteln

Grundrechenarten erledigen die alltäglichen Aufgaben direkt am Dokument: Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division. Sie wählen ein Merkmal, rechnen mit einem festen Wert oder mit einem zweiten Merkmal und legen fest, in welches Merkmal das Ergebnis geschrieben wird. Bei Datumsfeldern rechnen Addition und Subtraktion mit Tagen, so entsteht zum Beispiel aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel automatisch das Fälligkeitsdatum. Alle Beträge werden kaufmännisch gerundet, eine Division durch Null wird sauber übersprungen.

MultiCalc übernimmt die komplexen Fälle. Hier hinterlegen Sie eine eigene Formel über beliebig viele Merkmale, mit Klammern und mehreren Rechenschritten. Dazu kommen Datumsfunktionen: heutiges Datum, Anzahl der Tage oder Monate zwischen zwei Daten sowie das Verschieben eines Datums um Tage, Monate oder Jahre. Das Ergebnis landet je nach Zielmerkmal als Zahl, Text oder Datum im Dokument. Fehlt einer der benötigten Werte, bleibt das Dokument unverändert liegen, statt mit einer Null weiterzurechnen.

Prüfen und Validieren

IBAN-Prüfung kontrolliert Bankverbindungen auf die für das jeweilige Land vorgeschriebene Länge und auf die internationale Prüfsumme. Rund 70 Länder sind hinterlegt. Das Ergebnis wird als Ja- oder Nein-Merkmal am Dokument dokumentiert, fehlerhafte Datensätze fallen sofort auf.

SplitChecker validiert Splitbuchungen. Das Tool summiert alle Positionsbeträge, berücksichtigt dabei je Position den Steuerschlüssel und vergleicht das Ergebnis mit dem Gesamtbetrag des Belegs. Eine feine Rundungstoleranz je Position verhindert Fehlalarme. Das Prüfergebnis steht am Dokument, die Details stehen im Protokoll.

StringChecker prüft Textmerkmale auf eine exakte Zeichenlänge und optional auf ein vorgegebenes Muster, etwa bei Kundennummern, Auftragsnummern oder Referenzcodes.

Werte übernehmen und Daten aufräumen

FieldCopy überträgt einen Merkmalswert in ein anderes Merkmal und wandelt das Format dabei passend um: Zahl in Text, Prozentwerte, Ganzzahlen, Datum in ein frei gewähltes Format, Groß- oder Kleinschreibung, Auswahllisten in Auswahllisten. Auf Wunsch schreibt das Tool in die erste Zeile einer Merkmalstabelle.

PreTrim und PostTrim entfernen unerwünschte Zeichen am Anfang bzw. am Ende eines Werts, zum Beispiel Leerzeichen, Punkte oder Doppelpunkte aus einer Texterkennung.

SuperTrim geht einen Schritt weiter und arbeitet mit Suchmustern. Damit lässt sich ein Teil eines Werts gezielt herauslösen oder alles Störende entfernen, etwa eine Belegnummer aus einem längeren Textbaustein.

NameChanger benennt Dokumente automatisch nach Ihren Vorgaben. Sie bestimmen Reihenfolge und Trennzeichen, kombinieren mehrere Merkmale, formatieren Datum und Zahlen und begrenzen die Länge je Bestandteil. Aus einem Scan wird so ein sprechender Dateiname wie "2026-08-14_Mustermann-GmbH_RE-4711". Unzulässige Zeichen werden entfernt, die Dateiendung bleibt erhalten. Fehlt ein Merkmal, bleibt das Dokument bewusst unbenannt liegen.

MetaFiller ergänzt Dokumente aus Ihren Stammdaten. Das Tool nimmt einen Schlüsselwert am Dokument, etwa eine Lieferanten- oder Kundennummer, sucht den passenden Datensatz in Ihrer Datenbank und füllt beliebig viele Merkmale mit den gefundenen Werten. Einmal erfasste Stammdaten müssen dadurch nie erneut eingegeben werden.

Dokumente verbinden und zusammenführen

Referenzieren liest über ein Suchmuster einen oder zwei Werte aus einem Merkmal oder aus dem Volltext eines Dokuments und schreibt sie sowohl an das Dokument selbst als auch an alle verknüpften Dokumente. Damit tragen Beleg und Anlage dieselben Ordnungsbegriffe.

Referenzieren Advanced überträgt ganze Listen von Merkmalen über zwei Verknüpfungsebenen hinweg auf die zugehörigen Dokumente, auf Wunsch auch als neue Zeile einer Merkmalstabelle. Ausgewählte Dokumenttypen lassen sich dabei ausnehmen.

DocComparer durchsucht Ihre Ablage nach Dokumenten, die im gewählten Merkmal denselben Wert tragen, und verknüpft jeden Treffer mit dem Ausgangsdokument. Ob überhaupt ein Partnerdokument existiert, wird am Dokument festgehalten. Typischer Einsatz: Rechnung findet Auftrag oder Lieferschein.

Matchfind arbeitet mit mehreren Kriterien gleichzeitig. Erst wenn alle gewählten Merkmalspaare übereinstimmen, gilt ein Dokument als Treffer und wird verknüpft. Das ist der Weg für eindeutige Zuordnungen, etwa Kundennummer plus Belegnummer plus Betrag.

DocMerger fasst zusammengehörige PDF-Dokumente zu einer Datei zusammen. Das Tool hängt die verknüpften Dokumente an das Hauptdokument an, klammert bestimmte Dokumenttypen auf Wunsch aus und legt die Einzeldokumente danach optional in den Papierkorb. DocSplitter trennt umgekehrt ein Dokument in einzelne Bestandteile.

Posteingang und Ablage

E-POSTSCAN verarbeitet mehrseitige Sendungen aus dem digitalen Posteingang. Jede Seite trifft einzeln in Amagno ein. Das Tool erkennt die Zugehörigkeit, sammelt die Seiten, bis die Sendung vollständig ist, versieht sie mit Dokumentnummer, Seitenzahl und Position und verknüpft alle Folgeseiten mit der ersten Seite. Aus verstreuten Einzelseiten wird wieder ein Poststück.

Copy2Vault legt eine Kopie eines Dokuments in einer zweiten Ablage ab, zum Beispiel für ein revisionssicheres Archiv oder für eine Abteilungsablage mit eigenen Berechtigungen. Bereits vorhandene Kopien blockieren den Ablauf nicht.

AutoStamp stempelt Dokumente zeitgesteuert und schiebt sie damit im Workflow weiter. Über ein Zeitfenster steuern Sie, wann das passieren darf, etwa nachts oder nur zu Bürozeiten. Auf Wunsch wird pro Durchlauf nur ein Dokument bearbeitet, das eignet sich für getaktete Übergaben an nachgelagerte Systeme.

Buchhaltung und Freigaben

AutoKontierung kontiert Eingangsrechnungen automatisch. Zu jedem Beleg sucht das Tool die passende Regel in Ihrer Regeltabelle, gefunden über Lieferant und weitere Kennzeichen, und erzeugt daraus eine vollständige Buchungszeile am Dokument: Sachkonto und Bezeichnung, Steuerschlüssel, Soll oder Haben, Kostenstelle, Zusatzfelder und Buchungstext. Der Beleg wird als kontiert markiert. Ein Zeitfenster steuert, wann die Kontierung läuft, auch über Nacht.

Buchungssplitter teilt einen Betrag gleichmäßig auf mehrere ausgewählte Konten oder Kostenstellen auf. Für jeden weiteren Empfänger entsteht eine eigene Buchungszeile, die übrigen Angaben werden übernommen. Die Anteile werden centgenau berechnet, die Summe bleibt exakt der Ausgangsbetrag.

Freigaben erzeugt für jeden am Dokument ausgewählten Freigeber eine eigene Freigabezeile mit dem Status "offen" und der Adresse des Empfängers. So sind mehrstufige oder parallele Freigaben transparent am Dokument nachvollziehbar.

Was alle Power Tools mitbringen

Jede Automatisierung läuft nachvollziehbar und robust. Jeder Durchlauf wird protokolliert, inklusive Details zu den einzelnen Dokumenten, sodass Sie nachvollziehen können, warum ein Dokument bearbeitet oder bewusst nicht bearbeitet wurde. Trifft ein Tool auf eine Bedingung, die nicht erfüllt ist, bleibt das Dokument unverändert im Magneten liegen, statt mit falschen Werten weiterzulaufen. Fehlerhafte Einzeldokumente stoppen den Lauf nicht, sondern werden nach mehreren Versuchen zurückgestellt und gemeldet, damit die übrigen Dokumente weiterlaufen. Vor der Produktivschaltung lässt sich jede Konfiguration an einem einzelnen Dokument testen.