Integrationen · E-Mail
E-Mails rechtssicher archivieren – direkt aus Outlook in Amagno
Geschäftliche Kommunikation läuft per E-Mail: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Absprachen mit Kunden und Lieferanten. Im Postfach sind diese Nachrichten an eine Person gebunden, schwer auffindbar und nicht dort, wo der Vorgang liegt – und eine verschobene oder gelöschte Mail ist schnell weg.
Mit den Integrationen von workcentrix archiviert Amagno E-Mails samt Anhängen im Dokumentenmanagement: von Hand per Outlook Add-in oder automatisch mit dem MailArchiver direkt aus Microsoft Exchange Online. Die Mail liegt dann neben der Rechnung, dem Vertrag oder der Akte, zu der sie gehört, und ist für alle Berechtigten auffindbar.
Integrationen
2 Integrationen für Amagno
Outlook Add-in
Das Outlook Add-in verbindet Ihre E-Mail-Verwaltung direkt mit Amagno und ermöglicht es Ihnen, E-Mails und Anhänge zentral zu archivieren, ohne Ihren Arbeitspla...
MailArchiver
MailArchiver archiviert E-Mails direkt von Microsoft Exchange Online in Amagno und schafft eine zentrale, sichere und suchbare Dokumentenverwaltung für Ihre ge...
Warum ein Postfach kein Archiv ist
Ein Backup schützt vor Datenverlust – ein Archiv sorgt dafür, dass eine Nachricht unverändert, vollständig und nachvollziehbar verfügbar bleibt. Im Postfach lässt sich jede Mail verschieben, bearbeiten oder löschen, und die Outlook-Funktion „Archivieren“ verschiebt Nachrichten lediglich in einen anderen Ordner.
Ein Archiv im DMS legt die Mail als Dokument ab: mit Versionierung und Protokoll, mit Zugriffsrechten statt persönlicher Postfächer und mit Merkmalen wie Absender, Datum oder Kundennummer, über die sie Jahre später wiederzufinden ist.
Pflichten und Fristen
Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben – etwa eine Rechnung, eine Auftragsbestätigung oder die Annahme eines Angebots. Für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe gilt in der Regel eine Frist von sechs Jahren, für Buchungsbelege acht Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).
Die GoBD verlangen zusätzlich, dass elektronisch eingegangene Unterlagen in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden – die E-Mail mit ihrem Anhang, nicht nur ein Ausdruck. Welche Nachrichten in Ihrem Haus darunterfallen, gehört in die Verfahrensdokumentation. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
So funktioniert die Outlook-Integration
Mit dem Outlook Add-in archivieren Sie E-Mails und Anhänge direkt aus den Outlook-Desktop-Apps in Amagno: Ablage wählen, Merkmale vergeben, fertig. Umgekehrt hängen Sie Amagno-Dokumente per Klick an eine neue Mail, ohne sie vorher herunterzuladen.
Der MailArchiver arbeitet serverseitig und ohne Zutun der Anwender: Neue Nachrichten im Posteingang und auf Wunsch auch gesendete Mails ausgewählter Postfächer in Exchange Online werden automatisch in Amagno abgelegt und gestempelt; in Outlook erhalten sie die Kategorie „Amagno archiviert“.
Der Unterschied zu reinen Mail-Archiven: Die Nachricht liegt nicht in einem separaten Archivsystem, sondern im Vorgang – neben der Rechnung, dem Vertrag oder der Kundenakte, zu der sie gehört.
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben – etwa Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Angebote und deren Annahme. Reine Terminabsprachen oder Newsletter gehören in der Regel nicht dazu. Weil die Abgrenzung im Alltag schwierig ist, archivieren viele Unternehmen die geschäftliche Kommunikation vollständig und regeln die Details in der Verfahrensdokumentation.
Automatisch und an einem zentralen Ort statt in einzelnen Postfächern. Mit dem MailArchiver werden neue Mails aus Exchange Online ohne Zutun der Anwender in Amagno abgelegt; mit dem Outlook Add-in legen Sie einzelne Nachrichten gezielt zu einem Vorgang ab. Entscheidend ist, dass die Mail im Originalformat samt Anhängen unverändert gespeichert wird und über Merkmale wiederzufinden ist.
In Amagno wird die Nachricht samt Anhängen als Dokument abgelegt, mit Merkmalen wie Absender, Datum und Betreff versehen und für alle Berechtigten durchsuchbar. Die Mail im Postfach bleibt dabei erhalten. Anders bei der Outlook-Funktion „Archivieren“: Sie verschiebt die Nachricht nur in einen Archivordner desselben Postfachs.
Die Archivfunktion von Outlook allein nicht – Nachrichten lassen sich dort weiterhin ändern oder löschen, und ein Protokoll fehlt. Für eine GoBD-gerechte Aufbewahrung braucht es ein System, das die Mail unverändert, vollständig und nachvollziehbar speichert. Amagno liefert dafür die technische Grundlage; ordnungsgemäß wird die Archivierung im Zusammenspiel mit Ihrer Verfahrensdokumentation.
In Ihrer Amagno-Ablage – bei Amagno Cloud in Rechenzentren in Deutschland, bei einer On-Premises-Installation auf Ihren eigenen Servern. Die Mails liegen damit nicht bei einem zusätzlichen Archivanbieter, sondern dort, wo auch Ihre übrigen Dokumente liegen.
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