Die meisten Geschäftsdokumente sind formfrei. Angebote, Bestellungen, Geheimhaltungsvereinbarungen oder interne Freigaben lassen sich deshalb schon mit einer einfachen elektronischen Signatur rechtswirksam unterschreiben. Nur wenn das Gesetz die Schriftform verlangt, etwa bei befristeten Arbeitsverträgen oder Verbraucherdarlehen, brauchen Sie die qualifizierte elektronische Signatur. Und einige wenige Dokumente dürfen überhaupt nicht elektronisch unterschrieben werden.
Dieser Ratgeber zeigt, welche der drei Stufen der eIDAS-Verordnung für welches Dokument passt, wo die Grenzen liegen und wie Sie die Signatur direkt aus Ihrem Dokumentenmanagement heraus anstoßen.
Die drei Signaturniveaus der eIDAS-Signatur
Rechtsgrundlage ist die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Sie gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten der EU und unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur. Im Deutschen sind die Kürzel EES, FES und QES üblich, im Englischen SES, AES und QES. Umgangssprachlich ist oft auch von einer digitalen Signatur oder digitalen Unterschrift die Rede.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur (EES, engl. SES) sind Daten in elektronischer Form, die der Unterzeichner mit einem Dokument verbindet, um es zu unterzeichnen (Art. 3 Nr. 10 eIDAS).
Typische Beispiele sind der Klick auf „Unterschreiben“ über einen Link in der Einladungs-E-Mail, ein eingefügtes Bild der eigenen Unterschrift oder der getippte Name unter einer Erklärung. Eine Identitätsprüfung findet nicht statt. Vor Gericht wird der Beweiswert frei gewürdigt. Ein Signaturdienst stärkt ihn, weil er protokolliert, wer wann über welche E-Mail-Adresse unterschrieben hat. Für formfreie Geschäfte reicht die EES aus, und das ist der weitaus größte Teil des Geschäftsverkehrs.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES, engl. AES) ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung und macht jede nachträgliche Änderung am Dokument erkennbar (Art. 3 Nr. 11 und Art. 26 eIDAS).
In der Praxis kommt dafür ein zweiter Faktor zum Link hinzu, meist eine SMS-TAN an die Mobilnummer des Unterzeichners, seltener eine Ausweisprüfung. Das Dokument wird kryptografisch versiegelt: Wird es danach verändert, zeigt die Signaturprüfung das an. Die FES eignet sich für Verträge mit höherem Wert oder Risiko, für Vereinbarungen mit externen Partnern und für alle Fälle, in denen Sie später nachweisen möchten, wer unterschrieben hat. Die Schriftform ersetzt sie nicht.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine fortgeschrittene Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wird (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). Sie hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2 eIDAS).
In Deutschland erfüllt die QES die elektronische Form nach § 126a BGB und ersetzt damit die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform, sofern das Gesetz die elektronische Form nicht ausdrücklich ausschließt. Damit ist sie die einzige Stufe, mit der sich auch Schriftform-Dokumente wie befristete Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen.
Identifizierung: Bevor jemand zum ersten Mal qualifiziert signiert, prüft ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter seine Identität, einmalig und je nach Anbieter per Video-Ident, über die Online-Ausweisfunktion (eID) des Personalausweises oder mit einem vergleichbaren Verfahren. Auf dieser Grundlage wird das qualifizierte Zertifikat ausgestellt.
Fernsignatur statt Kartenleser: Früher brauchte die QES eine Signaturkarte und ein Lesegerät. Heute ist die Fernsignatur üblich: Der Signaturschlüssel liegt im gesicherten Rechenzentrum des Vertrauensdiensteanbieters, der Unterzeichner gibt jede Signatur per App oder TAN frei. Er braucht dafür weder Hardware noch Software, nur den Browser.
Rolle des Vertrauensdiensteanbieters: Qualifizierte Zertifikate darf nur ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ausstellen. Welche Anbieter diesen Status haben, weist die EU-Vertrauensliste aus. YouTrust (vormals Yousign) ist selbst ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter. Bei DocuSign läuft die QES über angebundene qualifizierte Vertrauensdienste.
| EES / SES – einfach | FES / AES – fortgeschritten | QES – qualifiziert | |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | eIDAS Art. 3 Nr. 10 | eIDAS Art. 3 Nr. 11, Art. 26 | eIDAS Art. 3 Nr. 12, Art. 25 Abs. 2 |
| Identifizierung | E-Mail-Adresse, ggf. Zugangscode | eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner, z. B. SMS-TAN oder Ausweisprüfung | Identitätsprüfung (z. B. Video-Ident, eID) und qualifiziertes Zertifikat |
| Ersetzt die Schriftform (§ 126a BGB) | nein | nein | ja |
| Beweiswert | frei zu würdigen | höher | wie handschriftliche Unterschrift |
| Aufwand für Unterzeichner | ein Klick | gering | einmalige Identifizierung |
| Typischer Einsatz | Angebote, Bestellungen, NDAs, Freigaben | Verträge mit höherem Risiko, Finanz- und Versicherungsanträge | Schriftform-Dokumente, Behörden |
| In Amagno verfügbar über | DocuSign, YouTrust | DocuSign, YouTrust | DocuSign, YouTrust (je nach Anbietertarif) |
Welche Signatur für welches Dokument?
Welche Stufe nötig ist, hängt am Rechtsgeschäft und nicht an der Person. Zwei Begriffe helfen beim Lesen der Tabelle: Die Textform (§ 126b BGB) verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt. Dafür genügt jede Signaturstufe. Die elektronische Form (§ 126a BGB) ist der digitale Ersatz der Schriftform und verlangt eine QES.
| Dokumentart | Gesetzliche Form | Empfohlenes Niveau | Typische Unterzeichner |
|---|---|---|---|
| Angebot / Auftragsbestätigung | formfrei | EES | 1–2 |
| Bestellung / Einkauf | formfrei | EES | 1–2 |
| Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) | formfrei | EES | 2 |
| Dienstleistungs- / Rahmenvertrag | formfrei | EES, bei hohem Volumen FES | 2–3 |
| Interne Freigaben (Budget, Rechnung, Urlaub) | formfrei | EES | 1–3+ |
| Unbefristeter Arbeitsvertrag | formfrei, Nachweis der Arbeitsbedingungen in Textform möglich | EES / FES | 2 |
| Befristeter Arbeitsvertrag | Schriftform für die Befristung (§ 14 Abs. 4 TzBfG) | QES | 2 |
| Arbeitszeugnis | elektronisch mit Einwilligung des Arbeitnehmers | QES | 1 |
| Gewerbemietvertrag | Textform (seit 2025) | EES / FES | 2+ |
| Wohnraummietvertrag über 1 Jahr | Schriftform (§ 550 BGB) | QES | 2+ |
| Verbraucherdarlehen | Schriftform (§ 492 BGB) | QES | 2–3 |
| Gesellschafterbeschluss (ohne Satzungsänderung) | meist formfrei | EES / FES | 3+ |
| Versicherungs- / Finanzanträge | formfrei, oft interne Compliance-Vorgaben | FES | 1–2 |
| Behörden / öffentliche Ausschreibungen | häufig ausdrücklich QES gefordert | QES | 1–2 |
Die Übersicht dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die im Einzelfall geltenden Formvorschriften sowie vertragliche oder branchenspezifische Vorgaben.
Was nicht elektronisch unterschrieben werden kann
Hier bleibt es beim Papier, auch mit einer QES:
Kündigung und Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB)
Bürgschaft durch Nichtkaufleute (§ 766 BGB)
Notariell zu beurkundende Geschäfte, z. B. Grundstückskauf oder die Satzungsänderung einer GmbH
Wer eine Kündigung digital unterschreiben möchte, stößt damit an eine klare Grenze: Für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Sie braucht die eigenhändige Unterschrift auf Papier. Bei der Bürgschaft gilt die Grenze nur für Privatpersonen: Für Kaufleute ist sie ein Handelsgeschäft und formfrei (§ 350 HGB). Notariell zu beurkundende Geschäfte ersetzt keine Signatur, denn hier ist die Mitwirkung des Notars selbst vorgeschrieben.
Entscheidungshilfe in drei Fragen
Schreibt das Gesetz die Schriftform vor? Ja: QES, sofern die elektronische Form nicht ausgeschlossen ist. Nein: weiter mit Frage 2.
Gibt es interne oder vertragliche Vorgaben zur Identifizierung, oder ist das Risiko hoch? Ja: FES. Nein: weiter mit Frage 3.
Dann genügt die EES. Sie ist für Unterzeichner am einfachsten und im Alltag die Regel.
Elektronische Signatur direkt aus Amagno – mit DocuSign oder YouTrust
Zwei Anbieter, ein Ablauf: Der Signaturprozess in Amagno ist immer derselbe, den Signaturdienst wählen Sie nach Ihren Anforderungen. Unterschreiben ist meist der letzte Schritt eines Dokumentenprozesses, und mit der E-Signatur für Amagno verlässt er das DMS nicht:
Dokument in Amagno auswählen, Unterzeichner per Stempel erfassen und die Signaturanfrage über den gewählten Anbieter versenden
Status je Unterzeichner direkt am Dokument verfolgen, offene Signaturen werden nach einer Frist automatisch erinnert
Die signierte Fassung wird mit dem Original verknüpft abgelegt, der Signaturnachweis (Abschlusszertifikat bzw. Prüfprotokoll) als eigenes Dokument
Signaturniveau je Dokumentart festlegen, fest in der Konfiguration oder über ein Merkmal am Dokument, z. B. befristete Arbeitsverträge immer mit QES
Einmalig einstellbar: Anschreiben je Dokumenttyp, Absender, Reihenfolge oder parallele Unterschrift, Fristen und die Ablage des Nachweises
Revisionssichere Archivierung im selben System
| DocuSign | YouTrust (vormals Yousign) | |
|---|---|---|
| Profil | international verbreitetster Signaturdienst | europäische Alternative mit Sitz in Frankreich |
| eIDAS-Status | Signaturplattform, QES über angebundene qualifizierte Vertrauensdienste | selbst qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS |
| Datenhaltung | je nach Vertrag und Rechenzentrumsregion | in der EU |
| Sinnvoll, wenn … | Ihre Vertragspartner DocuSign ohnehin kennen oder bereits ein DocuSign-Vertrag besteht | EU-Datenhaltung, Datensouveränität oder ein europäischer Anbieter gefordert sind |
Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, zeigt die Seite zur digitalen Unterschrift in Amagno. Wie Signaturen in Freigabeprozesse eingebettet werden, lesen Sie unter Workflow-Management. Einen Überblick über das DMS selbst gibt die Seite zu Amagno.
Kosten und Abrechnung
Gezählt wird der Signaturvorgang, nicht die einzelne Unterschrift: Ein Dokument mit drei Unterzeichnern ist ein Vorgang. Abgerechnet wird wahlweise über workcentrix aus einem Kontingent oder direkt beim Anbieter über Ihren eigenen DocuSign- bzw. YouTrust-Vertrag. Bei FES und QES berechnet der Anbieter die Identifizierung je Unterzeichner zusätzlich. Ein Angebot für Ihr Signaturvolumen erhalten Sie im Beratungstermin.
Häufige Fragen zur elektronischen Signatur
Wie funktioniert eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur verknüpft die Willenserklärung des Unterzeichners mit dem Dokument. Ab der fortgeschrittenen Stufe wird das Dokument dabei kryptografisch versiegelt, sodass jede spätere Änderung erkennbar ist. Ein Protokoll bzw. Abschlusszertifikat des Signaturdienstes dokumentiert, wer wann auf welchem Weg unterschrieben hat, und wird zusammen mit dem Dokument aufbewahrt.
Was ist der Unterschied zwischen EES, FES und QES?
EES, FES und QES sind die drei Niveaus der eIDAS-Verordnung. Sie unterscheiden sich darin, wie sicher der Unterzeichner identifiziert wird, welchen Beweiswert die Signatur hat und ob sie die Schriftform ersetzt – das kann nur die QES. Im Englischen heißen die Stufen SES, AES und QES. Die Tabelle oben stellt alle drei gegenüber.
Was ist der Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Signatur?
„Elektronische Signatur“ ist der Rechtsbegriff aus der eIDAS-Verordnung und umfasst alle drei Stufen. „Digitale Signatur“ bezeichnet meist das technische Verfahren dahinter, also Zertifikat und Kryptografie, wie es bei FES und QES zum Einsatz kommt. Umgangssprachlich werden beide Begriffe oft gleichbedeutend verwendet, ebenso „digitale Unterschrift“.
Wie komme ich zu einer elektronischen Signatur?
Für die EES und die FES brauchen Unterzeichner kein eigenes Zertifikat: Sie erhalten einen Link per E-Mail und unterschreiben im Browser, bei der FES zusätzlich mit einer SMS-TAN. Für die QES ist eine einmalige Identifizierung bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter wie YouTrust nötig, danach funktioniert die Fernsignatur ohne Kartenleser. Aus Amagno heraus stößt der Absender den Vorgang an, der Anbieter führt die Unterzeichner durch die Schritte.
Wie sieht eine elektronische Signatur aus?
Sichtbar ist meist ein Namenszug oder ein Signaturfeld im PDF, oft mit Datum. Entscheidend ist aber der unsichtbare Teil: die Signaturdaten mit Zertifikat und das Prüfprotokoll des Signaturdienstes. Ob eine Signatur gültig und das Dokument unverändert ist, lässt sich zum Beispiel im Signaturbereich eines PDF-Readers prüfen.
Ist eine digitale Unterschrift auf einem PDF rechtsgültig?
Ja, bei formfreien Dokumenten ist jede Signaturstufe wirksam, auch auf einem PDF. Verlangt das Gesetz die Schriftform, muss es eine QES sein. Ein nur eingefügtes Bild der Unterschrift ist rechtlich eine einfache elektronische Signatur mit geringem Beweiswert, weil sich weder der Unterzeichner noch die Unversehrtheit des Dokuments nachweisen lassen.
Ersetzt die qualifizierte elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift?
Ja. Die QES erfüllt die elektronische Form nach § 126a BGB und ersetzt damit die gesetzliche Schriftform, sofern das Gesetz die elektronische Form nicht ausdrücklich ausschließt. Ausgeschlossen ist sie etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und bei der Bürgschaft durch Privatpersonen. Notariell zu beurkundende Geschäfte kann auch sie nicht ersetzen.
Wie läuft die Identifizierung bei einer QES ab?
Die Identität wird einmalig von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter geprüft, je nach Anbieter per Video-Ident, über die Online-Ausweisfunktion (eID) des Personalausweises oder mit einem vergleichbaren Verfahren. Danach stellt der Anbieter das qualifizierte Zertifikat aus. Jede einzelne Signatur gibt der Unterzeichner anschließend nur noch per App oder TAN frei.
Kann ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?
Einen unbefristeten Arbeitsvertrag ja: Er ist formfrei, und den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen dürfen Arbeitgeber seit 2025 grundsätzlich in Textform erteilen – außer in den Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nennt. Beim befristeten Arbeitsvertrag braucht die Befristungsabrede die Schriftform, also eine QES. Kündigung und Aufhebungsvertrag können nicht elektronisch unterschrieben werden.
Kann ich einen Mietvertrag digital unterschreiben?
Das hängt von der Art des Mietvertrags ab. Für Gewerbemietverträge genügt seit 2025 die Textform, damit reicht eine EES oder FES. Ein Wohnraummietvertrag mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr braucht die Schriftform (§ 550 BGB), digital also eine QES. Fehlt sie, bleibt der Vertrag zwar wirksam, gilt aber als auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Welche Dokumente darf ich nicht elektronisch unterschreiben?
Nicht elektronisch unterschrieben werden können die Kündigung und der Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB), die Bürgschaft durch Nichtkaufleute (§ 766 BGB) und alle notariell zu beurkundenden Geschäfte, etwa ein Grundstückskauf. Für diese Dokumente schließt das Gesetz die elektronische Form aus oder verlangt die Mitwirkung eines Notars.
Müssen alle Unterzeichner dasselbe Signaturniveau verwenden?
Nein, technisch lässt sich das Niveau je Unterzeichner einstellen, etwa FES für den externen Partner und EES für die interne Gegenzeichnung. Verlangt das Gesetz die Schriftform, müssen allerdings alle Parteien qualifiziert signieren. In Amagno legen Sie das Niveau als Regel je Dokumentart fest, sodass niemand im Einzelfall daran denken muss.
DocuSign oder YouTrust – welcher Anbieter passt?
In Amagno ist der Ablauf bei beiden Anbietern derselbe. DocuSign passt, wenn Ihre Vertragspartner den Dienst kennen oder bereits ein DocuSign-Vertrag besteht. YouTrust (vormals Yousign) passt, wenn Sie einen europäischen Anbieter mit EU-Datenhaltung suchen, der selbst qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist. Details zu beiden stehen auf der Seite zur digitalen Unterschrift in Amagno.