Remote Work mit einem DMS, das ortsunabhängig alle Dokumente bereitstellt

Remote Work scheitert selten am Willen und selten an der Videokonferenz. Es scheitert daran, dass die Rechnung, der Vertrag oder die Freigabe im Aktenordner am Standort liegt – und nicht dort, wo Ihr Team gerade arbeitet. Für mittelständische Unternehmen mit 20 bis 300 Mitarbeitenden richten wir Dokumentenprozesse so ein, dass sie unabhängig vom Ort funktionieren.

Warum Remote Work an den Dokumenten hängt

Ein verteiltes Team braucht keine komplexere Software. Es braucht einen gemeinsamen Zugriff auf denselben, aktuellen Stand. Solange Belege in Ordnern, lokalen Laufwerken und Postfächern verstreut liegen, sucht jemand – und jemand anderes wartet.

Mit einem Dokumentenmanagement-System liegen alle Dokumente an einem Ort, versioniert und auffindbar. Wer von zu Hause, unterwegs oder aus einem anderen Standort arbeitet, greift auf denselben Bestand zu wie im Büro. Was das im Alltag bedeutet, beschreiben wir auch in unserem Beitrag zum remote Arbeiten.

Was das System für verteiltes Arbeiten leistet

• Zentraler Dokumentenzugriff: Belege, Verträge und Korrespondenz liegen in einem revisionssicheren Archiv – nicht auf einzelnen Rechnern.
• Digitale Freigaben: Prüf- und Freigabeschritte laufen als klarer Workflow, unabhängig davon, wo die Beteiligten sitzen.
• Nachvollziehbarkeit: Sichtbar wird, wer wann was bearbeitet oder freigegeben hat.
• Weniger Medienbrüche: Eingang, Ablage und Weiterverarbeitung greifen ineinander, statt per E-Mail hin- und hergeschoben zu werden.

Das Ergebnis: klare Aufgaben- und Prozessstruktur, weniger manuelle Fehler und weniger Fristversäumnisse – ein Mechanismus, der auch dann trägt, wenn das Team verteilt ist.

Deutsches DMS als Basis

Als zertifizierter Amagno-Partner setzen wir auf ein deutsches DMS mit deutschem Hosting und deutschem Support. Die Datenresidenz bezieht sich auf das Amagno-Archiv – ein nachvollziehbarer Punkt, wenn Dokumente ortsunabhängig, aber kontrolliert verfügbar sein sollen. Die Ablage erfolgt revisionssicher und GoBD-konform.

Individuell eingerichtet statt von der Stange

Remote Work sieht in jedem Unternehmen anders aus. Deshalb ist die individuelle Einrichtung Ihrer Vertriebs- und Dokumentenprozesse bei uns das eigentliche Produkt – nicht eine Standardinstallation.

Die Umsetzung erfolgt bundesweit und primär remote – passend zu genau der Arbeitsweise, die Sie einführen möchten. Wie ein digitaler Arbeitsplatz konkret aussieht, zeigen wir in unserer Übersicht zum Homeoffice.

So gehen wir vor

1. Ist-Aufnahme: Wir schauen uns Ihre aktuellen Dokumentenwege an – wer arbeitet mit was, und wo entstehen Wartezeiten.
2. Einrichtung: Wir konfigurieren das DMS auf Ihre Prozesse, bauen nötige Schnittstellen und richten die Freigabewege ein.
3. Schulung: Ihre Mitarbeitenden werden individuell auf der fertig eingerichteten Lösung geschult – kein generisches Webinar.

Häufige Fragen

Können Mitarbeitende von überall auf die Dokumente zugreifen? Ja. Der Sinn eines zentralen Archivs ist der ortsunabhängige, kontrollierte Zugriff auf denselben aktuellen Stand.

Bleiben die Daten in Deutschland? Das Amagno-Archiv wird in Deutschland gehostet, mit deutschem Support. Die Datenresidenz-Aussage gilt für dieses Archiv.

Ist die Ablage rechtssicher? Die Archivierung ist revisionssicher und GoBD-konform aufgesetzt. Eine Rechts- oder Steuerberatung ersetzen wir damit nicht.

Arbeiten Sie auch mit Unternehmen außerhalb unserer Region? Wir arbeiten bundesweit und setzen die Projekte primär remote um.

Wie tief reicht Ihre Erfahrung? Unser Team hat über 10 Jahre DMS-Erfahrung und bereits mehr als 20 Mittelständler erfolgreich digitalisiert.