Dokumenten Management System für den Mittelstand – individuell eingerichtet

Sie suchen ein Dokumenten Management System, das nicht nur Dateien ablegt, sondern zu Ihren Abläufen passt? workcentrix richtet ein DMS entlang Ihrer bestehenden Vertriebs- und Dokumentenprozesse ein – für mittelständische Unternehmen von rund 20 bis 300 Mitarbeitenden, bundesweit und primär remote in der Umsetzung.

Was ein Dokumenten Management System bei Ihnen bewegt

Ein DMS ist kein Ordner mit besserer Suche. Es verändert, wie Dokumente durch Ihr Unternehmen laufen – wer was wann sieht, prüft und freigibt.

• Aus einer verstreuten, manuellen Ablage wird ein revisionssicheres, GoBD-konformes Archiv.
• Aus »irgendwo im Postfach« werden nachvollziehbare Workflows.
• Aus wiederkehrender Suche wird eine klare Aufgaben- und Prozessstruktur.

Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger manuelle Fehler und weniger Fristversäumnisse im Alltag. Wenn Sie sich zunächst in die Grundlagen einlesen möchten, hilft unser Überblick zum Dokumenten Management System.

Individuell statt von der Stange

Die meisten DMS-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an der Standardkonfiguration. Wir gehen anders vor: Die Beratung und die individuelle Einrichtung sind das Produkt.

• Angepasst an Ihre Prozesse: Ihr DMS bildet ab, wie Sie tatsächlich arbeiten – nicht umgekehrt.
• 70+ selbstentwickelte Amagno-Integrationen, um Ihre bestehenden Systeme anzubinden.
• Eigene Software-Entwicklung: Wir bauen die Schnittstelle, die Sie brauchen – auch dann, wenn kein Standard-Connector existiert.

Amagno DMS als Basis

Grundlage ist Amagno, ein in Deutschland entwickeltes DMS mit Hosting und Support vom Hersteller. workcentrix ist zertifizierter Amagno-Partner. Die Datenresidenz bezieht sich auf das Amagno-Archiv – ein solider Rahmen für sensible Geschäftsdokumente.

Power Tools, die Sie sonst nirgends bekommen

Über die Standardfunktionen hinaus liefern wir eine eigene Suite mit Funktionen, die typische Routineaufgaben in der Dokumentenverarbeitung übernimmt:

• Autokontierung zur Vorbelegung von Buchungsdaten
• Referenz-Engine und Werte-Kopierfunktionen Zur Verknüpftung von Belegen
• NameChanger für konsistente Dateibenennung
• IBAN-Validierung zur Kontrolle von Zahlungsdaten
• MultiCalc für Berechnungen im Dokumentenfluss

Diese Werkzeuge beschreiben, was das System für Sie tut – konkret und im Alltag spürbar.

So läuft ein Projekt ab

1. Ist-Aufnahme: Wir schauen uns Ihre Dokumentenwege an – vom Posteingang bis zur Ablage.
2. Einrichtung: Wir konfigurieren das DMS entlang Ihrer Prozesse und binden Ihre Systeme an.
3. Schnittstellen: Wo nötig, entwickeln wir die passende Integration selbst.
4. Schulung: Ihre Mitarbeitenden werden individuell auf der fertig eingerichteten Lösung geschult – kein generisches Webinar.

Wie einzelne Abläufe im DMS strukturiert werden, zeigen wir am Beispiel von Workflows im Dokumentenmanagement.

Für wen wir arbeiten

workcentrix begleitet den B2B-Mittelstand bundesweit, mit Schwerpunkten unter anderem in Immobilienverwaltung, Produktion und Industrie, Handel und Handwerk, Bau sowie Logistik. Mit über 10 Jahren DMS-Erfahrung haben wir mehr als 180 Mittelständler erfolgreich digitalisiert.

Häufige Fragen

Was unterscheidet Ihr Vorgehen von einer Standard-Implementierung? Wir konfigurieren das DMS entlang Ihrer konkreten Prozesse und entwickeln fehlende Schnittstellen selbst, statt nur ein fertiges System auszurollen.

Wo liegen die Daten? Das Amagno-Archiv basiert auf einem deutschen DMS mit deutschem Hosting und deutschem Support.

Ist das Archiv revisionssicher? Das System ist auf eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung ausgelegt. Für eine verbindliche rechtliche Bewertung ziehen Sie bitte Ihre Steuer-/Rechtsberatung hinzu.

Arbeiten Sie auch außerhalb Ihrer Region? Ja. Wir arbeiten im gesamten Dach Raum, primär remote in der Umsetzung.