Dokumente digitalisieren – von Papier zu klaren digitalen Workflows

Sie möchten Ihre Dokumente digitalisieren und suchen mehr als einen Scanner? Für mittelständische Unternehmen, die von Aktenordnern und E-Mail-Anhängen zu nachvollziehbaren digitalen Abläufen wechseln wollen, richten wir ein Dokumentenmanagement ein, das zu Ihren Prozessen passt – statt eine Standardlösung von der Stange.

Was „Dokumente digitalisieren" wirklich heißt

Ein PDF aus dem Scanner ist noch kein digitaler Prozess. Der Nutzen entsteht erst, wenn ein Beleg automatisch am richtigen Ort landet, auffindbar bleibt und den passenden Freigabeweg durchläuft.

Genau da setzen wir an. Wir überführen Ihre bestehende, oft manuelle Dokumentenstruktur in digitale Workflows und ein revisionssicheres Archiv. Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Suchaufwand, weniger manuelle Fehler – und für viele Teams erstmals eine klare Aufgaben- und Prozessstruktur.

Wie Sie einzelne Belege sauber erfassen und ablegen, zeigen wir auch auf unserer Seite zum Dokument digitalisieren.

Ihr Nutzen auf einen Blick

• Individuell statt Standard: Wir passen die Lösung an Ihre Prozesse an – nicht umgekehrt.
• Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung: Dokumente werden nachvollziehbar und geordnet abgelegt.
• Ein sicheres DMS, entwickelt und gehostet in Deutschland: Amagno mit deutschem Hosting und deutschem Support.
• Schnittstellen, die es braucht: Wir binden Ihre Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft an – auch wenn kein Standard-Connector existiert.
• Schulung auf Ihrer Lösung: Ihre Mitarbeitenden lernen am fertig eingerichteten System, nicht an einem generischen Webinar.

Mehr als Archivierung: eigene Power Tools

Als zertifizierter Amagno-Partner entwickeln wir eigene Software, damit Ihre Digitalisierung nicht an Sonderfällen scheitert. Dazu gehört unsere Power-Tools-Suite:

• NameChanger für einheitliche Dateibenennung
• Autokontierung und IBAN-Validierung für die Belegverarbeitung
• MultiCalc, Referenz-Engine und Wert-Kopierfunktionen

Hinzu kommen 14+ selbstentwickelte Amagno-Integrationen. So passt sich das System an Ihren Alltag an – statt Ihren Alltag an das System.

So gehen wir vor

1. Bestandsaufnahme: Wir schauen uns an, welche Dokumente wie durch Ihr Unternehmen laufen.
2. Konzept: Wir definieren Ablagestruktur, Freigabewege und Schnittstellen.
3. Einrichtung: Wir konfigurieren das DMS und entwickeln fehlende Anbindungen.
4. Schulung: Ihr Team arbeitet ab dem ersten Tag auf der fertigen Lösung.

Für wen wir arbeiten

Wir betreuen den B2B-Mittelstand mit 20 bis 300 Mitarbeitenden – bundesweit und primär remote in der Umsetzung. Referenzen haben wir unter anderem in Immobilienverwaltung, Produktion, Handel, Handwerk, Bau und Logistik. Mit über 10 Jahren DMS-Erfahrung haben wir mehr als 180 Mittelständler erfolgreich digitalisiert.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, wie sich digitale Ablage und Aufbewahrung langfristig organisieren lassen, hilft unser Beitrag zum Dokumente digital archivieren weiter.

Häufige Fragen

Reicht es nicht, Dokumente einfach zu scannen? Scannen ist der erste Schritt. Der eigentliche Gewinn entsteht durch Verschlagwortung, Auffindbarkeit und definierte Workflows – das leistet ein DMS, ein reiner Scan nicht.

Wo liegen unsere Daten? Das Amagno-Archiv ist ein deutsches DMS mit deutschem Hosting und deutschem Support. Die Datenresidenz bezieht sich auf das Amagno-Archiv.

Was, wenn wir eine Software nutzen, für die es keine Anbindung gibt? Dann entwickeln wir die Schnittstelle, die Sie brauchen. Individuelle Integration ist ein fester Teil unserer Arbeit.

Arbeiten Sie auch außerhalb Ihrer Region? Ja. Wir arbeiten bundesweit, in der Umsetzung überwiegend remote.