Concurrent User im DMS: Lizenzen, die zu Ihrem Arbeitsalltag passen

Sie prüfen ein Dokumentenmanagement-System und stolpern über den Begriff „Concurrent User"? Diese Seite erklärt für Geschäftsführung, IT- und Fachbereichsleitung im Mittelstand, was hinter der gleichzeitigen Nutzung steckt – und wie wir Ihr DMS so einrichten, dass es zu Ihren tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.

Was bedeutet Concurrent User?

Ein Concurrent User (deutsch: gleichzeitiger Nutzer) beschreibt nicht eine einzelne Person, sondern einen aktiven Zugriff zur selben Zeit. Der Unterschied zu benannten Lizenzen ist einfach:

• Named User: Jede Person bekommt eine feste, personengebundene Lizenz.
• Concurrent User: Eine Lizenz steht dem gerade aktiven Anwender zur Verfügung. Loggt sich jemand aus, wird der Platz frei für die nächste Person.

Für Betriebe, in denen nicht alle gleichzeitig im System arbeiten – etwa Schichtbetrieb, Außendienst oder gelegentliche Nutzung im Fachbereich – kann das Modell den Zugang breit halten, ohne jede Person einzeln auszustatten.

Wann sich das Modell für Ihren Betrieb lohnt

Ob Concurrent oder Named das Richtige ist, hängt von Ihren realen Nutzungsspitzen ab. Sinnvoll ist die gleichzeitige Nutzung typischerweise, wenn:

• viele Mitarbeitende das DMS nur zeitweise öffnen (z. B. zum Ablegen oder Nachschlagen),
• Ihr Team über Standorte verteilt und in unterschiedlichen Zeitfenstern arbeitet,
• die Zahl der aktiven Zugriffe deutlich unter der Zahl der potenziellen Nutzer liegt.

Wir schauen uns Ihre tatsächlichen Prozesse an, statt Ihnen ein Standardpaket zu verkaufen. Die individuelle, an Ihre Abläufe angepasste Einrichtung ist bei uns Teil der Leistung – keine Implementierung von der Stange.

Gleichzeitiges Arbeiten – ohne dass sich zwei Personen in die Quere kommen

Damit mehrere Menschen parallel an denselben Vorgängen arbeiten können, braucht es mehr als nur genug Lizenzen. Es braucht klare Regeln, wer was wann sieht und bearbeitet. Genau hier setzt ein sauber eingerichtetes DMS an:

• transparente Nutzerverwaltung mit Rollen und Rechten,
• nachvollziehbare Bearbeitungsstände, damit nicht zwei Versionen entstehen,
• strukturierte Workflows für Freigaben und Aufgaben.

Wie gemeinsames Arbeiten an Dokumenten im Alltag konkret aussieht, zeigt unser Beitrag zur Collaboration.

Häufige Fragen

Ist ein Concurrent User dasselbe wie ein aktiver Login? Im Kern ja: Eine Concurrent-Lizenz belegt ein aktiver Zugriff. Meldet sich der Anwender ab, wird der Platz frei.

Kann ich Concurrent- und Named-Lizenzen mischen? Das hängt vom gewählten Produkt und Ihren Anforderungen ab. Wir prüfen im Gespräch, welche Kombination zu Ihrer Nutzung passt.

Was passiert, wenn alle Plätze belegt sind? Dann muss ein aktiver Nutzer den Platz freigeben, bevor die nächste Person einsteigt. Deshalb ist die realistische Einschätzung Ihrer Nutzungsspitzen entscheidend – und genau das klären wir vorab.

Eignet sich das Modell für verteilte Teams? Oft ja. Gerade wenn Menschen in unterschiedlichen Zeitfenstern arbeiten, kann die gleichzeitige Nutzung den Zugang breit halten.