AutoStamper
AutoStamper ergänzt Ihre Dokumente beim Import oder im Workflow automatisch mit Stempeln und Metadaten. Dadurch werden Folgeprozesse angestoßen und Dokumente regelbasiert verwaltet.
- Kategorie: Tools
- Betrieb: Cloud / On-Premise
- Status: Verfügbar
Anwendungsfälle
AutoStamper automatisiert wiederkehrende Aufgaben und sichert Konsistenz in Ihren Dokumentenprozessen.
Automatische Klassifizierung
Eingangsrechnungen werden beim Import automatisch mit Klassifizierungsstempeln versehen und an die richtige Kostenstelle weitergeleitet.
Compliance und Archivierung
Dokumente erhalten auf Basis vordefinierter Regeln automatisch Aufbewahrungsfristen und werden in die Archivierung überführt.
Workflow-Auslösung
Das Setzen eines bestimmten Stempels triggert automatisch Genehmigungsworkflows oder benachrichtigt zuständige Teams.
Informationsanreicherung
Dokumente werden um zusätzliche Metadaten wie Scanndatum, Dokumenttyp oder Abteilung ergänzt, ohne manuelle Eingriffe.
AutoStamper ist ein leistungsstarkes Tool zur automatischen Verwaltung von Dokumentenstempeln und Metadaten in Amagno. Statt zeitaufwändig jeden Beleg manuell zu bearbeiten, arbeitet AutoStamper nach flexiblen Regeln, die Sie selbst definieren.
Wie AutoStamper arbeitet
Das Tool greift an zentralen Punkten ein: beim Import von Dokumenten sowie während der Bearbeitung im Workflow. Sobald ein Dokument diese Ereignisse durchläuft, analysiert AutoStamper die hinterlegten Regeln und agiert automatisch.
Jede Regel lässt sich nach Ihren Anforderungen konfigurieren – beispielsweise anhand von Dokumenttyp, Absender, Inhalt oder bereits vergebenen Metadaten. Das Ergebnis: Ein Stempel wird gesetzt, Informationen werden ergänzt, oder eine Folgemaßnahme wird eingeleitet.
Kernnutzen
Zeit sparen: Manuelle Stempelungen und Datenerfassungen entfallen komplett.
Fehlerreduzierung: Regelbasierte Verarbeitung garantiert konsistente, reproduzierbare Ergebnisse.
Prozessoptimierung: Stempel können als Trigger für Workflows, Benachrichtigungen oder automatische Archivierung genutzt werden.
Compliance: Automatische Vergabe von Aufbewahrungsfristen und Klassifizierungen unterstützt Ihre Compliance-Anforderungen.
AutoStamper lässt sich nahtlos in bestehende Amagno-Prozesse einbinden und wächst mit Ihren Anforderungen – von einfachen Klassifizierungen bis zu komplexen Mehrstufenregeln.
So funktioniert AutoStamper
Regel definieren
Sie legen fest, unter welchen Bedingungen AutoStamper eingreifen soll – z.B. Dokumenttyp=Rechnung und Betrag > 1.000 €.
Aktion festlegen
Sie definieren, welcher Stempel gesetzt, welche Metadaten ergänzt oder welche Prozesse ausgelöst werden sollen.
Aktivierung und Test
Die Regel wird im System aktiviert und an Testdokumenten überprüft, um Korrektheit und Auswirkungen zu validieren.
Automatische Verarbeitung
Neue Dokumente werden beim Import oder während der Bearbeitung automatisch gemäß den Regeln gestempelt und verarbeitet.
Überwachung und Anpassung
Sie überwachen die Ergebnisse und passen Regeln bei Bedarf an, um sie an verändernde Anforderungen anzupassen.
Alles, was IT und Datenschutz wissen müssen
| Parameter | Wert / Beschreibung |
|---|---|
| Triggerpunkte | Beim Dokumentimport und während Workflow-Bearbeitung |
| Regelbasierte Konfiguration | Flexible Bedingungen nach Dokumenteigenschaften, Metadaten und Inhalte |
| Mögliche Aktionen | Stempel setzen, Metadaten ergänzen, Workflows auslösen, Archivierung einleiten |
| Integration | Nahtlose Integration in Amagno DMS |
AutoStamper in Amagno – FAQ
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Kann AutoStamper auch Dokumente basierend auf Inhalts-Texterkennung (OCR) stempeln?Ja, AutoStamper kann Regeln auf Basis erkannter Textinhalte definieren – beispielsweise wenn ein bestimmter Absender oder eine Rechnungsnummer im Dokument vorkommt.
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Ist es möglich, mehrere Stempel gleichzeitig zu setzen?Selbstverständlich. Sie können mehrere Stempel und Metadaten-Änderungen in einer einzigen Regel kombinieren, um Dokumente vollständig und korrekt zu klassifizieren.
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Wie sicher ist die automatische Verarbeitung?AutoStamper arbeitet nach vordefinierten, von Ihnen geprüften Regeln. Sie können Testläufe durchführen, Regeln versionieren und jederzeit Änderungen protokollieren – für maximale Kontrollierbarkeit.
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Kann ich existierende Dokumente nachträglich stampeln?Ja, AutoStamper kann auch auf bereits im System vorhandene Dokumente angewendet werden, sofern Sie die entsprechenden Regeln definieren und aktivieren.
Details zu AutoStamper
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Wir richten die notwendigen Regeln in Ihrer Amagno-Instanz ein und trainieren Ihr Team in der Nutzung und Verwaltung.
Nach erfolgreicher Inbetriebnahme steht Ihnen AutoStamper unmittelbar zur Verfügung.
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