Buchhaltung bezeichnet die systematische, lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in Zahlen. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben (HGB, AO), bildet die Grundlage für Jahresabschluss und Steuererklärung – und ist zugleich einer der dokumentenintensivsten Prozesse im Unternehmen. Jeder Buchungssatz braucht einen Beleg, und jeder Beleg muss revisionssicher aufbewahrt werden. Genau an dieser Schnittstelle von Beleg und Buchung setzt ein Dokumentenmanagementsystem an.
Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung gliedert sich klassisch in Teilbereiche: Die Debitorenbuchhaltung verwaltet Forderungen gegenüber Kunden (Ausgangsrechnungen), die Kreditorenbuchhaltung die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (Eingangsrechnungen). Hinzu kommen Anlagen-, Lohn- und Sachkontenbuchhaltung. Den größten Digitalisierungshebel bietet erfahrungsgemäß der Kreditorenbereich, weil hier viele Belege manuell geprüft, freigegeben und gebucht werden müssen.
Vorbereitende Buchhaltung im DMS
Viele mittelständische Unternehmen erledigen die laufende Buchhaltung selbst und übergeben an die Steuerkanzlei. Ein Dokumentenmanagementsystem übernimmt dabei die vorbereitende Arbeit: Belege werden per OCR erfasst und ausgelesen, automatisch klassifiziert, über einen Freigabe-Workflow geleitet und revisionssicher archiviert. Der eigentliche Buchungssatz entsteht erst danach – aber auf einer sauberen, vollständigen und auffindbaren Belegbasis.
Übergabe an DATEV und ERP
Den Abschluss bildet die Übergabe an die Buchhaltungssoftware. Über die DATEV-Schnittstelle oder eine ERP-Anbindung werden Buchungssatz und Belegbild gemeinsam übermittelt. Bei eindeutigen Vorgängen entsteht eine vollautomatische Dunkelbuchung. workcentrix entwickelt diese Anbindungen individuell – von der Eingangsrechnung über die Autokontierung bis zur fertig vorbereiteten Buchung.
Buchhaltung und GoBD
Jede digitale Buchhaltung unterliegt den GoBD: Belege müssen unveränderbar, vollständig, zeitgerecht und nachvollziehbar archiviert werden. Ein revisionssicheres Archiv schützt bei Betriebsprüfungen und ist Voraussetzung dafür, dass elektronisch gebuchte Belege überhaupt anerkannt werden. Buchhaltung und Dokumentenmanagement sind damit keine getrennten Welten, sondern zwei Seiten desselben Prozesses.