Invoice Management
Invoice Management für Amagno.
Vom Eingang bis zur Buchung – automatisch.
Wir haben auf Basis des DMS Amagno eine eigene Lösung für die Rechnungsverarbeitung entwickelt – die Grundlage für viele Workflows im Rechnungswesen. Die Automatismen, automatischen Berechnungen und Prüfregeln, die ein Rechnungslauf braucht, sind bereits eingebaut. Unsere Integrationen lassen sich ebenso einfach anbinden. Das bedeutet für Sie größte Flexibilität bei kurzer Entwicklungs- und Rollout-Zeit.
Worum es geht
Ein durchgängiger Rechnungslauf statt Mail, Papier und Zuruf
Die Eingangsrechnung liegt im Mailpostfach eines Kollegen, der gerade im Urlaub ist. Der Fachbereich weiß nicht, dass sie da ist. Die Buchhaltung sucht sie für die Zahlung. Drei Tage später ist die Skontofrist abgelaufen – und im Jahresabschluss fragt der Prüfer, wer freigegeben hat. Das ist der Normalzustand eines Rechnungslaufs, der per Mail, Papier und Zuruf läuft.
Invoice Management ersetzt diesen Zustand durch einen durchgängigen Prozess auf Amagno. Im Überblick:
Der Rechnungslauf, Schritt für Schritt
Eingang → Erfassung → Prüfung & Freigabe → Buchung → Archiv
Ob E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), PDF per Mail oder Papierbeleg über den Scanner: Jede Rechnung landet im selben digitalen Eingang.
Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, Datum und Positionen werden erkannt und als Metadaten übernommen. Niemand tippt mehr ab.
Sachliche Prüfung im Fachbereich, rechnerische Freigabe in der Buchhaltung – mehrstufig nach Betrag oder Kostenstelle, mit Eskalation und Skonto-Überwachung. Jeder Schritt protokolliert.
Freigegebene Rechnungen gehen mit Buchungssatz und Belegbild an DATEV oder Ihr ERP. Bei eindeutigen Rechnungen entsteht eine Dunkelbuchung – vollautomatisch.
Jede Rechnung liegt unveränderbar und GoBD-konform im Archiv – inklusive lückenlosem Protokoll jeder Bearbeitung.
Der entscheidende Unterschied: Das ist kein Bündel einzelner Funktionen, das erst zusammengebaut werden muss, sondern ein durchgängiger Rechnungsworkflow, in dem die typischen Stationen der Kreditorenbuchhaltung bereits vorgedacht sind. Die Prüfung läuft als Freigabe-Workflow, nicht als Mail – und bei eindeutigen Rechnungen entsteht eine Dunkelbuchung.
Automatismen und Berechnungen, die schon mitgedacht sind
Was den Rechnungslauf wirklich schnell macht, steckt im Detail.
Amagno ist ein leistungsfähiges deutsches DMS – ein wirklich runder Rechnungsprozess braucht aber Funktionen, die ein Standardprodukt nicht von Haus aus mitbringt. Genau die haben wir als eigene Power Tools entwickelt und in der Lösung bereits angelegt – von der Autokontierung über die IBAN-Validierung bis zur Referenz-Engine, die den Bezug zwischen Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch herstellt:
Der SplitChecker validiert Splitbuchungen automatisch gegen die Gesamtrechnung und gleicht Summen sowie Steuersätze ab.
Der PostSplitter automatisiert die anteilige Aufteilung von Buchungen auf mehrere Kostenstellen und erspart manuelle Verteilungsarbeiten.
workcentrix begleitet Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumentenprozessen und der Entwicklung leistungsfähiger Schnittstellen.
AutoStamper ergänzt Ihre Dokumente beim Import oder im Workflow automatisch mit Stempeln und Metadaten. Dadurch werden Folgeprozesse angestoßen und Dokumente regelbasiert verwaltet...
Die Autokontierung übernimmt die automatische Verbuchung wiederkehrender Belege auf die korrekten Konten. Einmalig konfigurieren, dauerhaft Zeit sparen.
Kein Wettbewerbs-Reseller hat diese Tools. Sie bekommen sie nur bei uns – weil wir sie selbst entwickelt haben.
KI für die Rechnungen, die nicht ins Schema passen
Strukturierte E-Rechnungen sind einfach. Den Rest erledigt die KI.
XRechnung und ZUGFeRD lassen sich sauber auslesen. Der Aufwand steckt in den hunderten PDF- und Papierrechnungen, die jede Woche aus dutzenden Quellen eintreffen – jede anders aufgebaut, jede muss klassifiziert, ausgelesen und richtig zugeordnet werden.
Genau hier setzt filehub an, unsere Tochterfirma für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung. filehub klassifiziert eingehende Belege automatisch nach Typ, liest die relevanten Werte aus, ordnet sie dem richtigen Lieferanten und der richtigen Bestellung zu – und übergibt die Daten direkt vorbereitet an den Rechnungsworkflow.
Das ist kein Standard-OCR. Das ist ein lernendes System, das mit jedem Dokument besser wird. Mehr zur KI-Belegverarbeitung im Amagno-Cluster →
Vorkonfiguriert statt vom Reißbrett
Die Lösung ist die Basis – Ihre Sonderfälle bauen wir obendrauf.
Der eigentliche Vorteil liegt nicht in einer einzelnen Funktion, sondern darin, dass der ganze Rechnungslauf schon als Lösung steht: Workflow-Logik, automatische Berechnungen und die typischen Kontierungs- und Prüfregeln sind vorgedacht. Wir starten nicht bei null, sondern passen eine erprobte Basis an Ihre Prozesse an. Genauso einfach binden wir die verfügbaren Integrationen an:
Für die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater – mit Buchungssatz und Belegbild, bis zur Dunkelbuchung.
z. B. SAP, Microsoft Dynamics, abas, Sage – für Bestell- und Lieferantenabgleich.
Für die nahtlose Übernahme von Mail-Rechnungen.
Unser Versprechen: Wenn Sie ein System einsetzen, für das es noch keine Standard-Schnittstelle gibt – wir entwickeln sie. Das ist seit über zehn Jahren unser Geschäftsmodell. Standard-DMS hört am Excel-Export auf, wir nicht.
Die komplette Liste der selbst entwickelten Schnittstellen finden Sie unter Amagno-Integrationen.
E-Rechnung-ready
Die E-Rechnungspflicht ist kein Projekt für „irgendwann".
Im B2B-Bereich greift die E-Rechnungspflicht schrittweise. Wer Eingangsrechnungen heute schon strukturiert verarbeitet, muss später nichts nachrüsten: Die Lösung verarbeitet neben klassischen PDF-Rechnungen auch XRechnung und ZUGFeRD – vollautomatisch, ohne Medienbruch, direkt in denselben Workflow.
Mehr zum Thema im Glossar: E-Rechnung, XRechnung.
Compliance und Datenhoheit
GoBD, Revisionssicherheit und ein Prozess, der prüfbar bleibt.
Eine Rechnung ist ein steuerrelevanter Beleg – im Streit- oder Prüfungsfall zählt, dass jeder Schritt nachvollziehbar ist.
Jede Rechnung unveränderbar abgelegt, jede Änderung lückenlos protokolliert.
Wer hat wann was geprüft und freigegeben – jederzeit belegbar, nicht im Kopf eines Kollegen.
Steuerrelevante Belege fristgerecht vorgehalten – das System überwacht die Fristen.
Deutsches DMS, deutsches Hosting, deutscher Support – Sie behalten die Hoheit über Ihre Belegdaten.
Wir liefern die geprüften Vorlagen mit.
Mehr zur Revisionssicherheit: GoBD.
Referenzen
Was unsere Kunden sagen.
Wir waren noch nie so schnell in der Verarbeitung unserer Dokumente. Auch unsere Finanzbuchhaltung war noch nie so aktuell. Über neun Standorte hinweg alles in einem geregelten Prozess zu haben, hat unsere Arbeit grundlegend verändert.
Spürbar weniger manuelle Arbeit in der Buchhaltung - das ist für uns der konkrete Mehrwert. Wiederkehrende Belegzeilen werden selbstständig verarbeitet, und wir gewinnen Zeit für die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.
Unsere Rechnungen werden jetzt genau dort freigegeben, wo das Projekt läuft. Auf Positionsebene und durch die Projektleiter, die beurteilen können, ob alles stimmt. Dass die Daten dabei automatisch zwischen unserem Projektsystem und der Buchhaltung wandern, hat den ganzen Ablauf spürbar beschleunigt und erspart uns viel Doppelarbeit.
Wie eine Einführung bei Ihnen abläuft
Drei Phasen, klar getaktet
Wir nehmen Ihren Rechnungslauf, Ihre Freigabe-Regeln und Ihre Systemlandschaft (DATEV/ERP) auf. Output: ein konkreter Umsetzungsfahrplan mit Aufwand, Zeitplan und Schnittstellen-Liste.
Wir konfigurieren die Rechnungslösung auf Ihre Strukturen, richten Freigabe-Workflows und automatische Berechnungen ein, binden DATEV/ERP an und – wenn gewünscht – filehub für die KI-Klassifikation.
Schulung an Ihren eigenen Rechnungen und Prozessen, nicht an generischen Demo-Daten. Danach läuft der Rechnungseingang produktiv.
Häufige Fragen
FAQ
Auf dem deutschen DMS Amagno, ergänzt um die selbst entwickelten workcentrix Power Tools und – bei Bedarf – die KI-Belegverarbeitung von filehub. Der Rechnungslauf ist vorkonfiguriert und wird an Ihre Prozesse angepasst.
Ja. Strukturierte Formate werden direkt eingelesen und in denselben Workflow überführt wie klassische PDF- oder Papierrechnungen.
Ja. Standard-Integrationen für DATEV und gängige ERP-/WaWi-Systeme sind vorhanden. Gibt es keinen Standard-Connector, entwickeln wir die Schnittstelle individuell.
Weil der Rechnungslauf als vorkonfigurierte Lösung vorliegt, ist der Rollout in der Regel in Wochen statt Monaten machbar. Den genauen Rahmen legen wir nach der Analyse-Phase fest.
Sie suchen den allgemeinen Überblick zum Thema? Zur Kategorieseite „Digitale Rechnungsverarbeitung" →
Sehen Sie Ihren eigenen Rechnungslauf digital – in 30 Minuten.
Kein generischer Demo-Termin. Bringen Sie ein paar echte Eingangsrechnungen mit – PDF, Papier, E-Rechnung – und wir zeigen live, wie sie erfasst, geprüft, freigegeben und an DATEV übergeben würden.
Kostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Ihr Ansprechpartner bei workcentrix
Wie würde Ihr Rechnungslauf auf Amagno aussehen?
„Sie wollen wissen, wie sich Ihr konkreter Rechnungseingang erfassen, prüfen, freigeben und buchen lässt? Lassen Sie uns das an Ihren eigenen Rechnungen anschauen."
Oder schreiben Sie uns: team@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h