Ein Rechnungsworkflow ist ein automatisierter, mehrstufiger Prozess zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen – vom Eingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchung und Archivierung. Der hohe CPC-Wert dieses Keywords spiegelt die kommerzielle Relevanz wider: Unternehmen, die nach einem Rechnungsworkflow suchen, stehen kurz vor einer Kaufentscheidung.
Typischer Ablauf
Ein vollständiger Rechnungsworkflow im Dokumentenmanagementsystem läuft in klar definierten Schritten ab: Eingang (per Post, E-Mail oder als E-Rechnung) → Erfassung per OCR mit automatischer Extraktion von Lieferant, Betrag und Datum → sachliche Prüfung durch den Fachbereich → rechnerische Freigabe durch die Buchhaltung → Buchung in DATEV oder ERP → revisionssichere Archivierung.
Mehrstufige Freigaben und Eskalation
Je nach Rechnungsbetrag oder Kostenstelle lassen sich unterschiedliche Freigabestufen konfigurieren: Rechnungen bis 500 € gehen direkt an die Buchhaltung, ab 5.000 € ist zusätzlich die Geschäftsführung einzubinden. Wird eine Frist überschritten, eskaliert das System automatisch – per Benachrichtigung oder durch Weiterleitung an einen Vertreter. Skontofristen werden aktiv überwacht.
Integration in DATEV und ERP
workcentrix entwickelt die DATEV Schnittstelle und ERP-Anbindungen individuell, sodass freigegebene Rechnungen automatisch mit Buchungssatz und Belegbild übergeben werden. Bei eindeutigen Rechnungen entsteht eine vollautomatische Dunkelbuchung – kein manueller Eingriff erforderlich.
Rechnungsworkflow und E-Rechnungspflicht
Mit der schrittweisen E-Rechnungspflicht ab 2025 verarbeitet der Rechnungsworkflow neben klassischen PDF-Rechnungen auch strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD – vollautomatisch, ohne Medienbruch.
Verwandte Begriffe: DATEV Schnittstelle · Dunkelbuchung · E-Rechnung · Kreditorenbuchhaltung · Workflow Management