Enterprise Resource Planning (ERP) bezeichnet integrierte Unternehmenssoftware, die zentrale Geschäftsprozesse über eine gemeinsame Datenbasis steuert: Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Lager, Produktion und Personal. Bekannte Systeme sind SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage oder branchenspezifische Lösungen. Das ERP ist das operative Rückgrat des Unternehmens – aber es ist kein Dokumentenmanagementsystem.
ERP und DMS: zwei Systeme, eine Aufgabe
Ein ERP verwaltet Stammdaten, Transaktionen und Prozesse, speichert Dokumente selbst aber nur eingeschränkt und in der Regel nicht revisionssicher. Ein Dokumentenmanagementsystem ergänzt das ERP genau dort: Es archiviert die zugehörigen Belege unveränderbar, macht sie durchsuchbar und verknüpft sie mit den Vorgängen im ERP. Die Eingangsrechnung wird so zum Belegbild hinter dem Buchungssatz, der Lieferschein zur Anlage in der Lieferantenakte.
Die Integration als entscheidender Punkt
Den Mehrwert schafft die Verbindung beider Welten. Wird eine Rechnung im DMS freigegeben, übergibt die Schnittstelle Buchungssatz und Belegbild an das ERP oder an DATEV; umgekehrt liefert das ERP Stammdaten für die automatische Zuordnung im DMS. Bei eindeutigen Vorgängen entsteht eine vollautomatische Dunkelbuchung.
Individuelle ERP-Anbindung durch workcentrix
Standardschnittstellen decken nicht jeden Fall ab – Mittelständler nutzen oft gewachsene oder spezialisierte ERP-Systeme. workcentrix entwickelt ERP-Anbindungen daher individuell und setzt dafür eigene Power Tools ein, etwa für Autokontierung, IBAN-Prüfung und die Verknüpfung zusammengehöriger Belege. So wird aus zwei getrennten Systemen ein durchgängiger Prozess – von der digitalen Rechnungsverarbeitung bis zur Buchung.