E-Signatur für Amagno
Digitale Unterschrift.
Dort, wo Ihre Dokumente liegen.
Unterschreiben ist der letzte Schritt eines Dokumentenprozesses und meistens der einzige, der das DMS verlässt. Mit der E-Signatur für Amagno bleibt er drin: Der Vorgang startet im Client per Stempel, die signierte Fassung landet samt Nachweis wieder in der Ablage.
Der Unterschied zum Signaturportal
Signieren ist ein Schritt im Prozess, kein eigenes Werkzeug
Die meisten Signaturlösungen sind Portale: Dokument hochladen, Empfänger eintippen, Felder setzen, versenden – und die signierte Fassung danach von Hand zurück ins DMS. Genau dieser Umweg ist die Fehlerquelle.
Bei uns ist der Signaturvorgang eine Stempelaktion in Amagno. Alles Weitere – Übergabe an den Signaturdienst, Statusverfolgung, Erinnerungen und die Rückgabe des Ergebnisses – übernimmt die Schnittstelle im Hintergrund.
Ohne Umweg
Der Vorgang beginnt und endet in der Ablage. Niemand lädt ein Dokument herunter, in ein Portal hoch und die signierte Fassung wieder zurück – genau der Schritt, bei dem in der Praxis Versionen verloren gehen.
Nachweisbar
Übergabe, Erinnerungen und Abschluss stehen als Protokollzeilen am Dokument, der Status je Unterzeichner in seiner Merkmalzeile. Wer wann was getan hat, steht im DMS – nicht im Postfach eines Einzelnen.
Automatisch
Wer nicht unterschreibt, wird nach einer von Ihnen gesetzten Frist automatisch erinnert. Bei Signatur in Reihenfolge nur die Person, die gerade an der Reihe ist.
Der Ablauf
Vom Stempel bis zur signierten Fassung – fünf Stationen
Ihr Team arbeitet ausschließlich im Amagno-Client. Zwei Stempel genügen: einer erfasst die Unterzeichner, einer schickt den Vorgang los.
Schritt 1
Im geöffneten Dokument setzt Ihr Team den Erfassungs-Stempel. Er trägt Vorname, Name, E-Mail und – wo nötig – die Mobilnummer als Merkmalgruppe auf und platziert einen Sichtstempel. Mehrfach stempeln heißt: mehrere Unterzeichner.
Schritt 2
Die Stelle des Sichtstempels ist die Vorgabe für das Unterschriftenfeld, Seite und Position inklusive. Sie entscheiden im Dokument, wo unterschrieben wird – nicht in einer Maske.
Schritt 3
Ein zweiter Stempel übergibt den Vorgang. Übergeben wird das leere Dokument – die Stempel selbst wandern nicht mit, nur ihre Koordinaten. Die Einladung geht mit Ihrem Absendernamen raus.
Schritt 4
Unterzeichnet wird im Browser, ohne Software und ohne Konto beim Anbieter. Auf Wunsch nacheinander, wenn eine Reihenfolge nötig ist.
Schritt 5
Die signierte Fassung wird mit dem Original verknüpft abgelegt, der Signaturnachweis als eigenes Dokument mit eigenen Merkmalen. Der Status jedes Unterzeichners steht am Dokument.
Signaturniveaus nach eIDAS
SES, AES oder QES – die Form richtet sich nach dem Geschäft
Welche Stufe nötig ist, hängt am Rechtsgeschäft und nicht an der Person. Deshalb wird das Niveau je Dokument festgelegt – fest in der Konfiguration oder über ein Merkmal am Dokument.
- Typisch für
- Interne Freigaben, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Protokolle
- So läuft es ab
- Der Unterzeichner bestätigt über den Link in der Einladung. Keine Identitätsprüfung.
- Rechtliche Wirkung
- Zulässig, wo das Gesetz keine Form vorschreibt – also im weitaus größten Teil des Geschäftsverkehrs.
- Typisch für
- Verträge mit höherem Wert, Vereinbarungen mit externen Partnern, Dokumente mit Nachweisbedarf
- So läuft es ab
- Zusätzlicher Identifikationsschritt, in der Regel eine SMS-TAN an die Mobilnummer. Deshalb gehört die Nummer in die Merkmalgruppe.
- Rechtliche Wirkung
- Höhere Beweiskraft als die einfache Signatur: eindeutig zugeordnet, und jede nachträgliche Änderung am Dokument ist erkennbar.
- Typisch für
- Alles, wofür das Gesetz die Schriftform verlangt – etwa befristete Arbeitsverträge oder Verbraucherdarlehen
- So läuft es ab
- Einmalige Identitätsprüfung durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, je nach Verfahren per Video oder Ausweisauslesung.
- Rechtliche Wirkung
- Erfüllt die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB und steht damit der eigenhändigen Unterschrift gleich.
AES und QES setzen einen Identifikationsschritt je Unterzeichner voraus, den der Anbieter zusätzlich berechnet. Ob QES in Ihrem Anbietertarif enthalten ist, klären wir vor der Einrichtung – wir schalten kein Niveau frei, das der Anbieter nicht liefert.
Zwei Anbieter, ein Ablauf
Der Signaturdienst ist austauschbar
Für Ihr Team bleibt der Ablauf im Amagno-Client derselbe, gleich welcher Anbieter dahinter arbeitet. Sie wählen nach Vertrauensraum, Preis und vorhandenem Vertrag – ein Wechsel später ändert nichts an Ihrer Konfiguration in Amagno.
Der international verbreitetste Signaturdienst. Sinnvoll, wenn Ihre Vertragspartner ihn ohnehin kennen oder Ihr Haus bereits einen Vertrag hat.
DocuSign für AmagnoDie europäische Alternative, vormals Yousign: Sitz in Frankreich, qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS, Datenhaltung in der EU.
YouTrust für AmagnoWas Sie einmal einstellen
Einmal konfiguriert, danach nur noch stempeln
Die Konfiguration liegt im workcentrix-Dashboard, nicht beim Anbieter. Dort steht, welcher Stempel gilt, welche Merkmale die Unterzeichner tragen, wie das Anschreiben lautet und wohin das Ergebnis kommt.
Betreff und Text liegen im Backend, mit Platzhaltern auf Dokument-Merkmale und den Namen des Unterzeichners. Ein Mietvertrag klingt anders als eine Auftragsbestätigung.
Der Unterzeichner sieht Ihren Namen als Absender, nicht workcentrix – auch dann, wenn das Anbieterkonto uns gehört.
Fest eingestellt oder über ein Merkmal am Dokument, wenn es je Vorgang verschieden sein soll.
Erinnerungsabstand und Verfallsdatum je Konfiguration – damit ein Vorgang nicht unbemerkt liegen bleibt.
Der Signaturnachweis kommt als eigenes Dokument mit eigenem Dokumenttyp und eigenen Merkmalen in die Ablage.
Verschiedene Abläufe je Ablage oder Dokumentart lassen sich getrennt einstellen.
Kontingent & Abrechnung
Lizenzkauf über workcentrix – oder direkt beim Anbieter
Die Anbindung kaufen Sie immer bei uns. Beim Signaturvolumen haben Sie die Wahl — und die Entscheidung hängt nicht am Anbieter, sondern daran, ob bereits ein Vertrag besteht. Der Wechsel zwischen beiden Modellen ändert nichts an Ihrer Konfiguration in Amagno.
Sie buchen eine Preisstufe mit fester Zahl an Signaturvorgängen im Monat und brauchen keinen eigenen Vertrag beim Anbieter. Eine Rechnung, ein Ansprechpartner, ein Auftragsverarbeitungsvertrag — Verbrauch und Restkontingent stehen im Dashboard.
Passend, wenn noch kein Signaturvertrag besteht.
Sie haben schon einen Vertrag bei DocuSign oder YouTrust? Dann verkaufen wir nur die Schnittstelle zum Festpreis, und der Verbrauch läuft weiter über Ihr Konto. Wir zählen mit, kontingentieren aber nicht.
Passend, wenn ein Vertrag besteht oder die Konzernvorgabe den Anbieter setzt.
Zähleinheit ist der Signaturvorgang, nicht die einzelne Unterschrift: Ein Dokument mit drei Unterzeichnern ist ein Vorgang – nicht drei. Erinnerungen verbrauchen nichts, ein Rückzug erstattet nichts. Bei AES und QES berechnet der Anbieter zusätzlich je Unterzeichner die Identifikation.
Häufige Fragen
Digitale Unterschrift – kurz beantwortet
Nein. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link und unterschreiben im Browser, auch vom Telefon aus. Ein Konto braucht nur Ihr Haus – und auch das nur, wenn Sie ein eigenes Anbieterkonto nutzen möchten.
In derselben Ablage wie das Original: als eigenes Dokument, verknüpft mit dem Ursprungsbeleg und mit eigenem Dokumenttyp. Der Signaturnachweis kommt als zusätzliches Dokument dazu. Amagno lässt ein Dokument mit Sichtstempel nicht überschreiben – deshalb bleiben Original und signierte Fassung bewusst unterscheidbar.
Ja. Jeder Erfassungs-Stempel erzeugt einen weiteren Unterzeichner mit eigenem Unterschriftenfeld. Ob parallel oder nacheinander unterschrieben wird, legen Sie in der Konfiguration fest – oder über ein Merkmal am Dokument, wenn es je Vorgang verschieden sein soll.
Nach einer von Ihnen gesetzten Frist erinnert das System automatisch über den Anbieter, ohne dass jemand daran denken muss. Offene Vorgänge sehen Sie im Dashboard mit Status je Unterzeichner; erinnern oder zurückziehen können Sie jederzeit auch von Hand.
Ja, im Rahmen der eIDAS-Verordnung. Wo das Gesetz keine Form vorschreibt, genügt die einfache Signatur; verlangt es die Schriftform, ist die qualifizierte Signatur nach § 126a BGB der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Für einige Geschäfte, etwa Bürgschaften oder notariell zu beurkundende Verträge, bleibt Papier vorgeschrieben.
Einzurichten ist zweierlei: die Stempel in Amagno und die Konfiguration im workcentrix-Dashboard. Beides ist in der Regel ein halber Tag gemeinsam mit uns – danach ist der Ablauf für Ihr Team eine Stempelaktion.
Passend dazu
Einmal an Ihrem eigenen Vertrag durchspielen – in 30 Minuten.
Bringen Sie ein typisches Dokument mit, das bei Ihnen unterschrieben werden muss. Wir stempeln es gemeinsam, schicken es los und schauen zu, wie die signierte Fassung in der Ablage landet.
Kostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Ihr Ansprechpartner bei workcentrix
Welche Dokumente sollen bei Ihnen elektronisch unterschrieben werden?
„Ob Angebot, Arbeitsvertrag oder Mietvertrag – das nötige Signaturniveau und der passende Anbieter unterscheiden sich. Lassen Sie uns an Ihren eigenen Dokumenten schauen, was Sinn ergibt."
Oder schreiben Sie uns: team@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h