Hierbei handelt es sich um eine Software, die in ihrer Architektur über die Funktionalitäten eines klassischen DMS weit hinausgeht. So werden in einem ECM System nicht nur Dokumente, sondern alle relevanten Informationsobjekte eines Unternehmens berücksichtigt. Der kleinste Bestandteil in einem ECM ist entsprechend nicht ein Dokument oder eine Seite, sondern ein Informationsobjekt.
Der Begriff „Enterprise“ gibt hierbei keine Klassifizierung auf die Größe des Unternehmens, in dem die Software eingesetzt werden soll. Vielmehr beschreibt dieser den Einsatzzweck, nämlich im ganzen Unternehmen. Die Software soll bestenfalls im gesamten Unternehmen von allen Mitarbeitern in ihren unterschiedlichen Abteilungen genutzt werden. Aufgrund der Struktur werden Insellösungen verringert und das Unternehmen erhält neue Funktionen, wie beispielsweise einer Enterprise Search, die sonst nicht möglich sind.