GoBD & Archiv-Migration
GoBD-konforme Migration: das Archiv wechseln, ohne die Compliance zu verlieren.
„Bleibt mein Archiv beim Umzug revisionssicher?" – die berechtigtste Frage vor jedem DMS-Wechsel. Die Antwort: Ja, wenn die Migration selbst den GoBD-Maßstäben folgt. Dieser Ratgeber zeigt, was das konkret verlangt – von der lückenlosen Übernahme über die Validierung bis zur Verfahrensdokumentation.
Grundlagen
Warum GoBD bei der Migration ein Thema ist.
Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur im laufenden Betrieb – sie gelten über den Systemwechsel hinweg. Ein Beleg, der im Altsystem zehn Jahre revisionssicher lag, darf durch den Umzug weder verloren gehen noch seine Nachvollziehbarkeit einbüßen. Die Archiv-Migration ist damit selbst ein aufbewahrungsrelevanter Vorgang: Sie muss geplant, kontrolliert und dokumentiert ablaufen.
Die gute Nachricht: Das ist kein Hexenwerk, sondern Handwerk – mit einem klaren Ablauf und den richtigen Nachweisen.
Anforderungen
Was GoBD-Konformität bei der Migration konkret verlangt.
Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument muss vollständig im Zielsystem ankommen – nachweisbar, nicht nur behauptet.
Eingangs-/Erfassungsdaten, Verschlagwortung und Historie gehören zum Beleg und müssen die Migration überstehen.
Wann wurde was von wo nach wo übernommen? Der Vorgang selbst muss dokumentiert und prüfbar sein.
Die Migration gehört in die Verfahrensdokumentation – inklusive Beschreibung von Quell-/Zielsystem und Validierung.
Ablauf
So läuft eine revisionssichere Migration ab.
Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig, welche Metadaten und Fristen hängen daran?
Vollständiger Export aus dem Quellsystem inklusive Metadaten, Zeitstempeln und Historie.
Felder, Strukturen und Dokumentarten werden dokumentiert auf das Zielsystem abgebildet.
Revisionssichere Ablage im Zielarchiv – unveränderbar, mit fortlaufender Protokollierung.
Anzahl, Inhalte und Metadaten werden zwischen Quelle und Ziel abgeglichen; Abweichungen werden aufgeklärt, nicht ignoriert.
Der gesamte Vorgang wird dokumentiert und der Verfahrensdokumentation beigelegt – prüfungsfest.
Verfahrensdokumentation
Was dokumentiert werden muss, damit die Migration prüfungssicher ist.
Typische Fehler
Die häufigsten Fehler – und wie man sie vermeidet.
Checkliste
Checkliste: GoBD-konforme Migration.
- Aufbewahrungspflichtige Bestände identifiziert (inkl. Fristen)
- Export inklusive Metadaten, Zeitstempeln und Historie geplant
- Feld-Mapping dokumentiert
- Revisionssichere Ablage im Zielsystem konfiguriert
- Soll-Ist-Validierung definiert (Methode + Verantwortliche)
- Migrationsprotokoll und Verfahrensdokumentation vorbereitet
- Stilllegung des Altsystems geregelt
Wie wir das absichern
Begleiteter Ablauf, Validierung, Protokoll – aus einer Hand.
Genau dieser Ablauf ist unser Standard: Jede von workcentrix begleitete Migration läuft nach dem beschriebenen Schema – mit Soll-Ist-Validierung, Migrationsprotokoll und den Unterlagen für Ihre Verfahrensdokumentation. Nicht als Zusatzleistung, sondern weil eine Migration ohne diese Nachweise schlicht nicht fertig ist.
Der komplette Migrations-Leitfaden: DMS wechseln › · Was kostet eine Migration? ›
Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Stimmen Sie die Verfahrensdokumentation im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.
Compliance
GoBD, DSGVO & deutsches Hosting.
Planen Sie einen Archiv-Umzug?
Schildern Sie uns Quellsystem und Bestand – wir erklären Ihnen in 30 Minuten, wie Ihre Migration revisionssicher abläuft und welche Nachweise Sie am Ende in der Hand halten.
Kostenlose Erstberatung vereinbarenKostenlos · Unverbindlich · Kein Vertriebsdruck
Lieber erst lesen? Whitepaper herunterladen ›
Häufige Fragen
FAQ zur GoBD-Migration
Für steuerrelevante Dokumente gelten die GoBD-Anforderungen (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung) auch beim Systemwechsel. Die Migration sollte daher revisionssicher und dokumentiert erfolgen.
Beschreibung des Ausgangs- und Zielsystems, des Migrationsablaufs, der übernommenen Daten und Metadaten sowie der Validierung/Protokollierung des Vorgangs.
Ziel ist der Erhalt von Metadaten, Zeitstempeln und Versions-/Historienständen; die Validierung prüft die Vollständigkeit.
Weiterlesen
Das könnte Sie auch interessieren.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sprechen Sie direkt mit uns.
„Ich erkläre Ihnen an Ihrem konkreten Bestand, wie die Migration revisionssicher abläuft – inklusive der Nachweise für Ihre Verfahrensdokumentation."
Oder schreiben Sie uns: team@workcentrix.de · Antwort innerhalb von 24h