Outlook Add-in
Das Outlook Add-in verbindet Ihre E-Mail-Verwaltung direkt mit Amagno und ermöglicht es Ihnen, E-Mails und Anhänge zentral zu archivieren, ohne Ihren Arbeitsplatz zu verlassen.
- Kategorie: E-Mail
- Kompatibel mit: Amagno ab Version 5.x
- Betrieb: Cloud / On-Premise
- Status: Verfügbar
Anwendungsfälle
Das Outlook Add-in macht E-Mail-Management effizienter und rechtssicherer.
E-Mails zentral archivieren
Speichern Sie wichtige E-Mails direkt aus Outlook in Amagno, ohne zeitaufwändiges manuelles Hochladen. Metadaten werden automatisch erfasst.
Anhänge direkt ablegen
Extrahieren und archivieren Sie E-Mail-Anhänge mit einem Klick in den richtigen Dokumenten-Ordner von Amagno.
Compliance und Aufbewahrung
Erfüllen Sie rechtliche und interne Aufbewahrungspflichten durch die zentralisierte, revisionssichere Archivierung von Geschäftskorrespondenz.
Schnellerer Zugriff auf Dokumente
Finden Sie zusammenhängende E-Mails und Dokumente schneller durch die integrierte Suche in Amagno direkt aus Outlook heraus.
Integration von E-Mail-Verwaltung und Dokumentenarchivierung
Das Outlook Add-in für Amagno schafft eine nahtlose Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Postfach und dem zentralen Dokumentenmanagement-System. Statt E-Mails lokal zu speichern oder in mehreren Systemen zu suchen, arbeiten Sie direkt in Outlook und delegieren die Archivierung an Amagno.
Zentrale Vorteile
Zeitersparnis: Ein Klick genügt, um E-Mails und Anhänge zu archivieren – keine umständlichen Umwege über den Datei-Manager.
Konsistente Metadaten: Automatische Erfassung von Betreff, Sender, Empfänger und Datum gewährleistet einheitliche Indexierung.
Revisionssicherheit: E-Mails werden in Amagno unveränderbar gespeichert und unterliegen den konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien.
Schnellere Recherche: Durchsuchen Sie archivierte E-Mails und zugehörige Dokumente über die Amagno-Suchfunktion.
Workflow-Integration
Das Add-in integriert sich direkt in die Outlook-Oberfläche. Sie sehen eine zusätzliche Schaltfläche in der Nachrichtenleiste, über die Sie mit wenigen Klicks Zielordner in Amagno wählen und die E-Mail archivieren können. Anhänge werden erkannt und können einzeln oder zusammen mit der E-Mail gespeichert werden.
Rechtliche Anforderungen
Insbesondere in Branchen mit strengeren Compliance-Anforderungen (Finanz, Gesundheit, Öffentliche Verwaltung) ist die professionelle Verwaltung von Geschäftsmails unerlässlich. Das Outlook Add-in unterstützt Sie dabei, alle relevanten Dokumente zentral zu lagern und Aufbewahrungspflichten nachweisbar zu erfüllen.
Outlook Add-in im Einsatz
Sehen Sie die Integration in Aktion
So funktioniert es
Add-in in Outlook installieren
Das Outlook Add-in wird über die Microsoft App-Verwaltung oder Ihre IT-Abteilung bereitgestellt und in Ihrer Outlook-Version aktiviert.
Amagno-Verbindung konfigurieren
Sie authentifizieren sich mit Ihren Amagno-Anmeldedaten im Add-in, damit es auf Ihre Dokumentenstruktur zugreifen kann.
E-Mail oder Anhang auswählen
Öffnen Sie in Outlook eine E-Mail oder wählen Sie mehrere Nachrichten aus. Ein Klick auf die Add-in-Schaltfläche startet den Archivierungsprozess.
Zielordner in Amagno wählen
Das Add-in zeigt die verfügbaren Ordner in Amagno an. Sie bestimmen, wo die E-Mail oder der Anhang gespeichert werden soll.
Bestätigung und Archivierung
Nach der Bestätigung wird die E-Mail mit Metadaten in Amagno abgelegt. Sie erhalten eine Rückmeldung über den Erfolg und können die Nachricht in Outlook optional als archiviert markieren.
Alles, was IT und Datenschutz wissen müssen
| Parameter | Wert / Beschreibung |
|---|---|
| Kompatibilität | Microsoft Outlook 2019, Outlook 2021, Outlook für Microsoft 365, Outlook im Web (OWA) |
| Authentifizierung | Amagno-Benutzeranmeldung mit bestehenden Zugriffsrechten |
| Dateitypen | Alle E-Mail-Formate und gängige Dateitypen in Anhängen |
| Microsoft AppSource Link | https://appsource.microsoft.com/de-DE/product/office/WA200006344?tab=Overview |
Outlook Add-in in Amagno – FAQ
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Kann ich mehrere E-Mails auf einmal archivieren?Ja. Das Add-in unterstützt die Auswahl mehrerer E-Mails, die dann als Batch in den gewählten Ordner archiviert werden können.
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Werden die Zugriffsrechte aus Amagno beachtet?Ja. Das Add-in respektiert Ihre Ordner- und Dokumentrechte in Amagno. Sie können nur in Ordner archivieren, auf die Sie Schreibzugriff haben.
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Kann ich Anhänge separat archivieren?Ja. Das Add-in bietet die Option, Anhänge einzeln oder zusammen mit der E-Mail zu speichern und verschiedene Zielordner zu wählen.
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Was passiert mit der Original-E-Mail in Outlook?Die Original-E-Mail bleibt in Ihrem Outlook-Postfach, sofern Sie sie nicht selbst löschen. Das Add-in erstellt lediglich eine Kopie in Amagno.
Details zu Outlook Add-in
Das Outlook Add-in ist nicht Bestandteil der Amagno-Lösung sondern wird durch workcentrix bereitgestellt.
Kontaktieren Sie Ihren Amagno-Administrator oder Workcentrix, um die Integration in Ihrer Umgebung zu aktivieren.
Eine gültige Amagno-Lizenz und entsprechende Benutzerrechte sind erforderlich.
Die Installation erfolgt durch workcentrix.
Outlook Add-in live sehen – in 30 Minuten.
Bringen Sie Ihren eigenen Beleg mit, wir zeigen Ihnen, wie die Integration in Ihrer Infrastruktur aussehen würde – oder bestellen Sie direkt im Store.